1 silné cvičení na budování týmu, které můžete provést tento týden

S většinou členů svého týmu vedoucích pracovníků spolupracuji již více než pět let – od doby, kdy jsem ještě nezaložil svou současnou společnost Peak Support. Nedávno jsme však provedli cvičení, které nám pomohlo poznat se navzájem lépe než kdykoli předtím – a pomohlo nám všem stát se efektivnějšími lídry.

Říkáme tomu kruh zpětné vazby. Nevymysleli jsme to my (jeden člen našeho týmu vedoucích pracovníků se o tom dozvěděl na obchodní škole). Nikdy předtím jsem o něm ale neslyšel, což mě překvapilo, vzhledem k tomu, jak jednoduchý – a účinný – byl pro náš tým.

Tady je návod, jak to fungovalo. Na tuto činnost jsme si vyhradili dvě dvouhodinová sezení. Každá osoba si připravila zpětnou vazbu – pozitivní i konstruktivní – pro každého dalšího člena skupiny. Během sezení jsme se v přijímání zpětné vazby střídali. Každý účastník dostal veškerou zpětnou vazbu, od všech ve skupině, ve stejnou dobu. Příjemce zpětné vazby byl požádán, aby na ni neodpovídal, nehádal se ani nic nevysvětloval, ale jen naslouchal a vstřebával ji.

Zpětná vazba byla neuvěřitelně cenná. Dozvěděl jsem se, že mám tendenci přerušovat členy týmu, což jsem nikdy nevěděl. Ale co je ještě důležitější, tato aktivita odbourala bariéry a umožnila nám pokračovat v pravidelném poskytování zpětné vazby jeden druhému v reálném čase. Nyní, když nevhodně přeruším, můj tým se cítí svobodně, když mě na to upozorní.

Také nás to přimělo zlepšit kulturu zpětné vazby v celé organizaci. Vždy jsme byli dobří v poskytování koučování v otázkách výkonu. Máme vysoká očekávání a rychle identifikujeme a koučujeme členy týmu, kteří neplní své cíle. Nestanovili jsme však očekávání, že vedoucí týmů budou poskytovat pravidelnou zpětnou vazbu všem svým přímým podřízeným, a to i těm, kteří dosahují vysokých výkonů. Nyní stanovujeme pokyny, jak by měli všichni naši manažeři přemýšlet o koučování a průběžném poskytování zpětné vazby svým týmům.

Kruh zpětné vazby doporučuji každému týmu, který spolu úzce spolupracuje, ať už jsou to manažeři, nebo ne. Pokud máte zájem vést kruh zpětné vazby, zde jsou čtyři věci, které je třeba mít na paměti:

Najděte si facilitátora.

Facilitátor nevkládá svůj vlastní názor ani neposkytuje žádný koučink. Její úloha spočívá pouze v tom, že vybírá, kdo je na řadě s dalším rozhovorem, a dohlíží na to, aby všichni účastníci dodržovali základní pravidla. Ideální je, když je facilitátor externí osoba ve vztahu k týmu, nebo dokonce externí osoba ve vztahu k firmě. Pro facilitaci jsme však vybrali jednu členku našeho seniorského týmu, přestože se cvičení účastnila také. Vzhledem k tomu, že role facilitátora je tak omezená, nedošlo k žádnému střetu zájmů.

Stanovte základní pravidla.

Každý, kdo poskytuje zpětnou vazbu, musí poskytovat jak pozitivní, tak konstruktivní zpětnou vazbu. Není to však příležitost k oživování starých zášti nebo poškozování pověsti kolegy z týmu. Je to spíše příležitost pro celý tým, aby společně pracoval na zlepšení svého společného výkonu. Berte každou zpětnou vazbu jako dar – ne jako příležitost, jak srazit kolegu z týmu na kolena. Zpětná vazba by měla zahrnovat konkrétní příklady konkrétního chování a to, jak toto chování ovlivnilo společnost nebo tým. Používejte výroky „já“, kdykoli je to možné.

příjemci zpětné vazby mají jen jednu úlohu – naslouchat. Je snadné dostat se do defenzivy a začít se snažit vysvětlovat. Účastníci by se tomu měli bránit a facilitátor by jim to měl v případě potřeby jemně připomenout.

Vyhraďte si čas a prostor.

Předpokládejte, že každá osoba si na poskytnutí zpětné vazby vyhradí alespoň pět minut. Pro šestičlenný tým si tedy vyčleňte alespoň tři hodiny (30 minut na osobu). Během této doby by nikdo neměl kontrolovat své telefony nebo e-maily. V ideálním případě byste to měli udělat osobně, ale náš tým je rozdělen mezi U.S. a Filipíny, takže jsme použili videohovor.

Následné kroky.

Je tak snadné zabřednout do každodenních úkolů spojených s vedením firmy a zanedbat kritické investice, jako je zpětná vazba. Popravdě řečeno, na naši zpětnou vazbu jsme nenavázali tolik, kolik bych si přál. Podle našich nových pokynů pro koučování se však od všech vedoucích očekává, že budou mít koučovací sezení s každým přímým podřízeným, a to alespoň jednou měsíčně. Tato sezení jsou navržena tak, aby zpětná vazba mohla proudit oběma směry.

Jsem ve vývoji. Stále přerušuji. (Vím to, protože mi to můj tým vedoucích pracovníků připomíná, když se to stane!) Díky tomuto cvičení jsem si však mnohem více vědom svého vlastního chování a, což je možná ještě důležitější, jsem hlouběji propojen s ostatními vedoucími v mém seniorském týmu.