10 jednoduchých způsobů, jak si vyčistit e-mail

Většina z nás má příliš mnoho e-mailů. Abyste zvládli přetížení, někteří ho ignorují a doufají, že zmizí. Někteří si vše přeposílají v naději, že se tím nebudou muset zabývat, a jiní to berou jako nikdy nekončící povinnost.

Příliš často je náš e-mail naším šéfem, místo aby tomu bylo naopak.

Stejně jako cokoli jiného, co je skličující, i přetížení e-mailovou poštou se nejlépe řeší pomocí funkčního systému. V tomto případě je to jen několik jednoduchých strategií.

Zpočátku se to může zdát obtížné – vytváření nových návyků je vždy náročné – ale jakmile si je osvojíte, stanou se vaší druhou přirozeností a budete mít pocit, že máte svůj život zpět.

Zde je návod, jak na to:

1. Stanovte si čas pro kontrolu e-mailů. Zbavte se neustálého tlaku na čtení a odpovídání tím, že si stanovíte pravidelný denní čas na kontrolu e-mailů. Existuje velký prostor pro variabilitu: Někteří odborníci říkají, že stačí dvakrát až třikrát denně; někteří říkají po hodině ráno, v poledne a večer; někteří říkají, že po 17. hodině se nemá kontrolovat e-mail. Zvolte si libovolný časový rozvrh, který vám vyhovuje, a dejte najevo, že právě v těchto hodinách kontrolujete e-maily a odpovídáte na ně. Možná si budete chtít nastavit automatickou odpověď: Odpovídám na e-maily dvakrát denně a ozvu se vám, jakmile to bude možné. Pokud se jedná o naléhavou situaci, volejte xxx-xxx-xxxx.

2. Vypněte oznámení. Nenechte se rozptylovat vyskakovacími oznámeními. Pokud se nejedná o naplánované e-mailové okno, vypněte všechna oznámení a upomínky.

3. Začněte rychlou kontrolou. Když procházíte svou elektronickou poštu, začněte tím, že se rychle podíváte a přečtete si, které e-maily můžete okamžitě smazat. Označte to, na co musíte odpovědět, založte to, co si musíte ponechat, a zbytek smažte.

4. Vytvořte si seznam. Udělejte si seznam odpovědí, buď pomocí papíru a pera, nebo poznámkového programu. Určete si priority a pak seznam zpracujte.

5. Buďte pohotoví a struční. Udržujte přátelský tón, ale nezapojujte se do tlachání přes e-mail. Ujistěte se, že jste odpověděli na všechny otázky a zabývali se všemi body ze zprávy, na kterou reagujete.

6. Opakujte otázku. V zájmu přehlednosti a stručnosti začněte zprávu zopakováním požadavku, na který reagujete, místo abyste k původní zprávě přidávali další.

Například: Ptali jste se, jestli jsem k dispozici pro váš podcast. Budu rád, když mi odpovíte. Bude se pracovat ve čtvrtek odpoledne?

Původní odesílatel si tak nemusí zpětně osvěžovat paměť. Není třeba odepisovat na dlouhé odpovědi. Jeden nebo dva řádky by měly stačit. pokud budou vaše odpovědi rychlé, uvolní se vám více času na vyřizování dalších e-mailů – a jako bonus se vaše korespondence lépe čte.

7. Nereagujte na všechno. Necítit tlak na to, abyste odpovídali na všechno. (Ti, kteří trpí tím, že se líbí lidem, to budou mít těžké.) Pokud se jedná o obecnou informaci (nebo dokonce tirádu) bez konkrétního požadavku na reakci nebo akci, neodpovídejte na ni.

8. Používejte složky a štítky. Pokud na jednom účtu spravujete více e-mailových adres, vytvořte pro každý účet vlastní složku a filtry. Díky tomu budete vědět, které e-maily jsou pracovní a které osobní, a budete se moci rozhodnout, na které a kdy chcete odpovědět.

9. Neporušujte svůj vlastní kodex. Neříkejte, že budete kontrolovat e-mail dvakrát nebo třikrát denně, a pak porušte svůj vlastní kodex. Nečtěte – opakuji, NEČTĚTE – e-maily mimo naplánovaný čas. Cílem je, aby se věci dělaly bez rušení.

10. Udělejte si SKUTEČNOU přestávku. IPokud jste opravdu odvážní, zkuste si na celý víkend odepřít kontrolu e-mailů. Upravte svou automatickou odpověď tak, aby oznamovala, jak dlouho budete pryč.

Udržujte systém co nejjednodušší – nezapomeňte, že jde o to, aby byl váš život méně komplikovaný. Brzy budete mít na starosti tok e-mailů, místo abyste skákali na každou příchozí zprávu.