10 pravidel e-mailové etikety, která musíte dodržovat

Určitě je dostáváte také. Lidé, kteří vás žádají o to, abyste se mohli podívat na jejich demo, poskytnout zpětnou vazbu k jejich produktu, a seznam je dlouhý. Jelikož jsem přirozený spojovatel v této oblasti, neustále dostávám otázky: „Můžete mi poskytnout a představit na _____.“

Podařilo se mi setkat se s Maxem Altschulerem, zakladatelem SalesHackeru, který nedávno napsal knihu, Hacking prodeje. Dali jsme se do řeči na toto téma a já se chtěl podělit o naši společnou shodu ohledně pravidel, která musíte dodržovat při e-mailovém seznamování.

Vaše kontakty a vztahy jsou nesmírně důležité a seznamování je choulostivé. Je to můj velký mazlíček, když se s nimi tak nezachází. Proto zde uvádím svou lekci z představování, kterou by měli používat všichni obchodníci, nebo dokonce jen všichni lidé obecně.

Skvělé představení mezi podniky (B2B) vyžaduje umění a vyžaduje správnou etiketu. Je to jednoduché, dodržujte tato pravidla. Žádné výmluvy!

1. Kdo a jak rychle odpoví jako první?

Při představování by měl jako první odpovědět ten, kdo o představení požádal („žadatel“), NEBO mladší osoba. Zjistil jsem, že zhruba v 98 % případů je „žadatelem“ také mladší osoba.

Tento „žadatel“ by měl odpovědět do 1 pracovního dne od poskytnutí intro. Velmi málo výmluv. Jste-li tím, kdo vznesl žádost o seznámení, raději reagujte pohotově, promyšleně a zdvořile, jakmile ji dostanete.

2. Pouze představení s dvojitým opt-inem

Studená, slepá představení jsou hrozná. Intro musí bezpodmínečně vyžadovat opt-in obou stran. Jediným skutečným vybočením je zde naprostá bezvýznamnost. ex. „Bill Gates chce investovat/koupit vaši společnost, připojte se…“

Je velký problém, když vás někdo seznámí a nezeptá se vás nejdřív, jestli to nevadí. Teď na vás klade břemeno, že musíte odpovědět, jinak budete vypadat jako blbec.

Pokud vás někdo požádá o úvodní slovo, odpovězte: „Jistě. Můžeš mi poslat nějaký kontext, který můžu přeposlat dál?? Pokud budou mít zájem si s vámi popovídat, rád se s vámi seznámím.“

Pak to pošlete a případně uveďte svůj vlastní názor. Jakmile řeknou: „Jistě. Prosím o úvodní slovo.“, pak je dobré tyto dvě osoby spojit.

3. Neplácejte

Jakmile byl status double opt-in vytvořen a obě strany se seznámením souhlasí, leží odpovědnost za rychlou odpověď na žadatele. Spojovatel pak vypadá špatně, když se po představení míč vypustí.

Pokud jste opravdu tak zaneprázdněni, neprovádějte opt-in. Prosím, ušetří to všem čas.

4. Přesunout na Bcc

Po první odpovědi na obou stranách je na osobách, které byly představeny, aby okamžitě přesunuly konektor do Bcc; pokud z nějakého důvodu nechcete, aby zůstaly zapojeny do konverzace.

ex. „Díky za představení, Bubbo! (Bcc’d)

Ahoj {jméno}, rád tě poznávám…..“

5. Kontext

Jak jsem se zmínil v bodě č. 2, pokud chcete intro, musíte spojovateli poskytnout nějaký kontext nebo reklamu, kterou může přeposlat nebo předat dál.

ex. „Ahoj Maxi,

Vidím, že znáte {jméno} a pokud je to možné, rád bych se s ním seznámil, abych se ho mohl zeptat, jak prošli procesem kolem {výzvy} a případně využít jejich služeb. Je nějaká šance, že to pro mě uděláš? Tady je něco, co mu můžete poslat.

Můj dobrý přítel {žádatel} pracuje na projektu X a má zájem se s vámi spojit ohledně {výzvy} a služeb vaší společnosti. Byli byste otevřeni spojení se mnou a poskytli mi úvodní informace??“

Pak, kdybych to přeposlal dál, přidal bych na konec svůj souhlas.

„Myslím, že spojení by bylo oboustranně výhodné. Je opravdu vytočený…“

*Poznámka na okraj: (termín vytočený se mi líbí kvůli tomu, co naznačuje, lze ho interpretovat tak, že žadatel je inteligentní a zároveň propojený.)

6. Udělejte představení oboustranně výhodné

To je důležité! Snažte se seznamovat jen tam, kde skutečně věříte, že to bude mít skutečný oboustranný přínos. I když je tento přínos na jedné straně vzdálenější.

„ex. Odborník v oblasti produktového managementu by mohl být pro prodejce přínosný i později, pokud by se tento prodejce jednoho dne rozhodl založit vlastní společnost. Pokud víte, že prodejce projevil zájem stát se zakladatelem, mohlo by to být později oboustranně výhodné.“

  • Pokud představím společnosti rizikového investora, raději věřím, že se společnosti bude dařit a že tento rizikový investor je vysoce bezúhonný.
  • Pokud představuji potenciálnímu zaměstnanci společnosti obchodníka, měl bych věřit oběma stranám.
  • Pokud potenciálnímu klientovi představím nějakou společnost, měl bych věřit, že tato společnost dokáže produkovat!

7. Uzavřete smyčku

Dobrý spojovatel se později ozve a zjistí, zda se spojili. „Jak to šlo?“ Pokud se nikdy nespojili, nezapomeňte se zeptat proč? Možná se za toho člověka nebudete chtít znovu zaručit, pokud vás znemožnil tím, že se někoho zastal. To je jen špatná karma.

8. Poděkujte!

Jako zadavatel žádosti vždy poděkujte spojovateli. Pomozte mu/jí uzavřít smyčku a podávat zprávy. Pokud to šlo opravdu no, pošlete dárek nebo nějaký druh poděkování.

Někdy, když dostanu dobrý dárek za něco, díky čemu se cítím oceněný, mám toho člověka a jeho firmu nějakou dobu na očích. To znamená, že se o ně začnu starat a přemlouvat je. Někdy, aniž by si to uvědomovali. Pro prostor, ve kterém se pohybuji, by to mohlo být pro člověka/firmu, který mi poděkoval, docela důležité.

ex. Dostali jste představení od rizikového kapitálu a ten pak investoval do vašeho dalšího kola/vedl ho. Nebo jste obdrželi představení potenciálního klienta a on právě podepsal smlouvu. Raději pošlete dárkový koš nebo ještě lepší pro toho.

FYI – pokud jde o Maxe, je to skotský chlapík… Pro mě je doporučení na mou společnost QuotaDeck něco, co bych rád.

9. Buď ohleduplný. Přizpůsobení úvodního e-mailu.

Nejlepší konektoři a nejkontaktnější lidé, které znám, píší neuvěřitelně promyšlené úvody. Není to jen úkol na jejich seznamu úkolů.

Ohleduplnost při seznamování nastartuje nový vztah správným směrem. Často se stává, že obě strany nakonec mluví o tom, jak jste úžasní, když se poprvé spojí pro skutečnou konverzaci. Vyhrajete vy, vyhrají oni, je to oboustranně výhodné.

Přidejte nějaký pěkný kontext kolem lidí a scénáře. Jen nepište román.

Zde je příklad od Maxe: Asi před týdnem mi můj kamarád Adam Liebman poslal toto představení.

„Chrisi, seznam se s Maxem. Maxi, seznam se s Chrisem.

Chris je v současné době AVP ve společnosti Mimeo, kde mimo jiné pomáhá svému týmu využívat prodejní nástroje k tomu, aby ho naprosto rozdrtil. S Chrisem jsme spolu pracovali ve společnosti Yext a je to první člověk, kterého bych se pokusil najmout, kdybych potřeboval vedoucího prodeje.

Max je muž mnoha talentů, mimo jiné pořádá konference Sales Hacker po celé zemi. Právě také vydal svou první knihu, Hacking Sales, a je to člověk, který stojí za myšlenkou „Sales Stack“.“

Vy dva víte o prodeji a nástrojích, které prodej usnadňují, víc než téměř všichni ostatní lidé, které znám. Myslím, že se oba rádi spojíte, a doufám, že k tomu budete mít brzy příležitost. Vím, že Max bude příští týden ve městě na další konferenci, možná bychom všichni mohli najít způsob, jak se sejít.

Nechám vás dva, abyste si to převzali.

Na zdraví!“

Toto je skvělý úvod. Vzbudilo to ve mně nadšení, že se s Chrisem setkám, zalichotilo mi to, což přirozeně způsobuje, že se mi Adam líbí víc, a dává mi to dobrý kontext. Je to příliš dlouhé, ale v tomto konkrétním případě to fungovalo.

Myslím, že u tohoto bodu je více než u ostatních potřeba „číst místnost“.

ex. V případě představení VC je pravděpodobně nejlepší být velmi krátký, protože jejich schránky jsou vytíženější než u většiny ostatních.

10. Poskytněte hodnotu

Jakmile jste byli představeni a chcete se s danou osobou spojit, poskytněte hodnotu, i kdyby to měl být jen oběd nebo pití zdarma. Pokud si předem uděláte nějaký průzkum, budete schopni poskytnout větší hodnotu, protože budete vědět, co s vámi rezonuje.

ex. Možná se setkáte s někým, kdo je ve své profesi mnohem starší než vy. Z profesního hlediska se obáváte, že nemůžete nabídnout nic hodnotného, a možná máte pravdu.

Ale kdybyste si udělali průzkum na Twitteru/LinkedIn/Googlu, zjistili byste, že on/ona má jako koníčka létání s letadly, a vy v tom máte nějaké zázemí. Nyní můžete poskytnout hodnotu, když se doženete, což posílí vztah a v konečném důsledku bude spojovatel vypadat dobře.

A konečně, pokud má potenciální zákazník, se kterým jste se chtěli setkat, práci, mějte pochopení. Nabídněte, že se v případě potřeby ozvete v lepší dobu.

Bonus: Pokud vás někdo seznámí a vy nemáte čas se sejít, ale není vám příjemné říct ne, řekněte mu pravdu.

ex. „Ahoj {jméno},

Děkujeme, že jste se ozvali. Jsem teď zavalen prací X a jsem opravdu pozadu. Můžete mi znovu napsat za dva týdny a můžeme něco domluvit, až budu vědět, jak na tom jsem? Děkuji za pochopení,“

Na to se nikdo nemůže zlobit a vrací to míč na jeho či její hřiště, aby za dva týdny navázal další kroky. Také vám pomůže zjistit, kdo opravdu chce navázat kontakt, protože poměrně málo lidí zapomene na následné kroky. Navíc je to nesmírně zdvořilé.

Dodržujte tato pravidla etikety představování a budete mít u svých kolegů v oboru dobré postavení. Koneckonců, být spojovatelem začíná tím, že dokážete lidi správně propojit. Prostě udělejte ten milimetr navíc a sklízejte všechny výhody, vaše síť vám poděkuje.