10 tipů, jak využít osobního asistenta k tomu, abyste toho stihli více za kratší dobu

Pokud jste se někdy přistihli, že si říkáte: „Jsem se všemi projekty, které mám na talíři, tak roztahaný a někdy mám pocit, že pomoc asistenta není pomoc, ale spíše jako přidání dalšího úkolu na můj talíř“ pak vám pomůže těchto 10 tipů.

Chápu to. Na jedné straně říkáte: „Vím, že potřebuji pomoc se zvládáním detailů a využitím svého času.“ Na druhou stranu však předání většího množství úkolů osobnímu asistentovi vyžaduje také čas a úsilí – zejména na začátku, kdy ho zaškolujete.

Chci se s vámi podělit 10 konkrétních tipů vám pomohou efektivněji využívat osobního asistenta, abyste toho stihli více za kratší dobu.

  • Mějte JEDEN (1) seznam projektů, který váš asistent sleduje vše mu nebo jí dáte udělat.
  • Nesnažte se řídit dodávky pomocí e-mailu. Místo toho ať má váš asistent jednu excelovou tabulku, kam si vše zapisuje.Ujistěte se, že vaše asistent–ne vy – vlastní seznam projektů a že vše (řekl jsem vše), co pro vás dělá, se dostane na tento seznam. Tímto způsobem se můžete spolehnout, že vám nic neunikne, protože máte jeden hlavní seznam.

    V tabulce Seznam projektů mého asistenta jsou 3 záložky:

    – Aktivní projekty

    – Archivované projekty (ty, které jsou již dokončeny)

    – Opakující se projekty (úkoly, které se opakují každý den, týden nebo měsíc)

    Seznam projektů má následující sloupce:

    • Priorita (1,2,3): Vyzkoušejte si, jak se vám daří pracovat s asistentem: Pravidlem je, „Nikdy nedělejte trojku, když máte nesplněné dvojky; nikdy nedělejte dvojku, když máte nesplněné jedničky, na kterých byste mohli pracovat.“
    • Projekt / úkol : To je to, o co jste požádali svého asistenta.
    • Datum přidělení
    • Termín konání
    • Stav: V současné době je na trhu s potravinami a službami k dispozici více než 100 000 pracovních míst: Místo toho, aby si váš asistent vedl poznámky na útržcích papíru, přimějte ho, aby je všechny zapisoval do seznamu projektů.E.g. „Mluvil jsem s Martinem z Acme Shipping v pátek 4. září v 10:15 a potvrdil mi, že celá zásilka bude dnes na cestě a dorazí ve středu 9. září do 16:00.„)
  • Pomocí barev můžete okamžitě najít nové informace.
    Nechávám svou asistentku, aby všechny nové informace, které vloží, označila ČERVENÝM písmem. Tímto způsobem mohu přejít rovnou k novým vstupům a ignorovat to, co jsem si již prohlédl předtím. Když ji přečtu, změním její červenou barvu na ČERNOU. Pokud chci přidat něco nového, vložím svou novinku do MODRÉ, o které vím, že si ji přečetla, když mi modrou opět změnila na ČERNOU.
  • Nahrávejte si klíčové „delegační schůzky“, aby si je vaše asistentka mohla prohlédnout.
    Přibližně jednou týdně si se svou asistentkou na 45-60 minut sednu, abych jednak prošel její seznam projektů, jednak jí předal další projekty a úkoly.Jak si dokážete představit, je to spousta informací, které přijdou na asistentku najednou. Aby měla zapnutý diktafon a po schůzce si znovu prošla své poznámky a porovnala je s nahrávkou, aby zachytila všechno.

    Zjistil jsem, že už jen tento jediný tip pro nás oba znamená velký rozdíl. Moje asistentka mi v jednu chvíli poznamenala, že sice původně měla pocit, že mé naléhání na to, aby si po našem setkání poslechla nahrávku, je frustrující, ale po několika měsících, kdy to dělala, zjistila, že je to pro ni neuvěřitelně užitečné a uklidňující, že vše zachytila do svého projektového seznamu.

  • Mějte organizovaný systém pro zachycení položek delegace pro svého asistenta.
    Já jsem se naučila, že nejrychlejší způsob, jak zachytit úkoly a projekty, které má moje asistentka udělat, je mít tři místa, kde zachytávám položky: A) V e-mailu (používám funkce „kategorie“ a „rychlé kroky“ v Outlooku, abych jí prostě označila e-mail, který má: udělat, přidat ke schůzce, přidat do mých kontaktů nebo se mnou probrat.)

    B) Do složky na stole. (Sem si dávám útržky papíru nebo fyzické předměty, které mi budou připomínat, že jí je mám předat.)

    C) Na písemném seznamu delegací „Asistent“. (já mám své v zápisníku po straně svého stolu.)

  • Musíte být schopni důvěřovat svému asistentovi a vyškolit ho, aby filtroval vaši doručenou poštu.
    Tohle je pro mnoho vedoucích pracovníků firem těžký oříšek. Bojí se toho, co jejich asistent uvidí. Domnívám se, že pokud máte správného asistenta, který má jasnou představu o důvěrnosti informací, bude více než dostatečně zralý na to, aby s vaší doručenou poštou zacházel diskrétně a inteligentně.Váš asistent nebude schopen vyřídit všechny e-maily, které dostanete, ale po určitém tréninku bude časem schopen vyřídit 20-50 % toho, co přijde. To znamená, že vám ušetří 30-120 minut denně – každý den – tím, že prověří vaši doručenou poštu, než se k ní dostanete!
  • Založte podsložku „vyřizuje asistent“, kterou budete používat k tomu, abyste asistenta vycvičili ve vyřizování e-mailů tak, jak se vám to líbí.
    Pokaždé, když moje asistentka odpoví nebo vyřídí nějaký e-mail za mě, přesune ho do složky nazvané „Vyřízeno asistentkou“.“ Jednou nebo dvakrát denně tuto složku rychle projdu a podívám se, co tam udělala. Když vidím položky, o kterých si myslím, že bych je měla vyřizovat já, a ne ona, označím je jako „Nechat ve schránce“ nebo je označím jako „Projednat se mnou“. Takto se postupem času stále lépe a lépe učí, jak přesně chci, aby s mou elektronickou poštou nakládala.Protože vím, že prověřila vše, co je ve složce „Vyřízeno asistentkou“, mohu ji proskenovat mnohem rychleji s důvěrou, že pravděpodobně zachytila všechny kritické e-maily dříve (které by buď nechala v mé schránce, nebo by se mě na ně zeptala, kdyby nevěděla, jak je vyřídit.)

     

  • Pokud musíte mít soukromý e-mail, zřiďte si druhý e-mailový účet, ke kterému budete přistupovat přes webmail. 
  • Nechte si od asistenta podepsat důkladnou smlouvu o mlčenlivosti.
    Tohle je poměrně srozumitelné. Největším důvodem je, že vám to dává jasný způsob, jak diskutovat o důležitosti diskrétnosti. Musíte mu nebo jí vysvětlit, že ve firmě uvidí věci, které ostatní lidé neznají. Musí se k tomu chovat dospěle a nesmí pomlouvat ani sdílet interní zprávy.
  • Nechte svého asistenta hlídat veškerou technickou podporu, kterou potřebujete pro svou kancelář.
    Už žádné koukání přes rameno nad I.T. člověk, váš asistent je tu od toho, aby se o to postaral.Alli naplánuje většinu technické podpory pro mou kancelář, když jsem na cestách, takže když se vrátím, seznam oprav i preventivní údržby už je hotový a já jen přijdu a hned se pustím do práce a vytvářím hodnotu pro společnost.
  • BONUSOVÝ TIP: Nechte svého asistenta vytvořit „systém“, jak být skvělým asistentem.
    Časem pro vás pravděpodobně bude pracovat více asistentů.Je nereálné si myslet, že nebudete muset nikdy přibrat nového asistenta. Učiňte tedy od okamžiku přijetí do zaměstnání jednou z klíčových povinností svého asistenta vytvoření systému, jak pro vás být skvělým asistentem. Nejenže se tím do vaší kanceláře dostane hloubka, ale také se díky tomu váš asistent rychleji stane vaším lepším pomocníkem.
  • Abychom vám také pomohli s rozvojem vašeho podnikání a vrátili vám život, právě jsme dokončili výkonnou bezplatnou sadu nástrojů, která obsahuje 21 podrobných videoškolení o tom, jak inteligentně škálovat vaši společnost. Pro přístup k této bezplatné sadě nástrojů klikněte zde. Užijte si.