18 způsobů, jak učinit porady pro zaměstnance poutavějšími

Pokud vaše organizace pořádá setkání zaměstnanců na radnici, je pravděpodobné, že už plánujete první zasedání v tomto roce. Proto je skvělý čas na to, abyste si předsevzali, že v příštím roce budou radnice energičtější a poutavější.

Městské porady jsou koneckonců pro zaměstnance cenným způsobem, jak si vyslechnout názory vedoucích pracovníků, což posiluje důvěru a jistotu. A radnice sdílejí obsah, který zaměstnanci nemohou získat nikde jinde, což přináší cenné poznatky. Navíc se na radnicích setkávají lidé z různých míst a funkcí, takže vytvářejí pocit sounáležitosti.

Je zřejmé, že porady mají potenciál být dynamickou, interaktivní formou komunikace. Příliš mnoho z nich se však stává výpisem dat, kdy vedoucí pracovníci sdílejí jeden slide za druhým s fakty, čísly a statistikami, které zaměstnanci zapomenou pět minut po skončení sezení.

Radnice jsou tak důležitou součástí efektivního interního komunikačního programu, že je velmi důležité je dělat správně. Zde je 18 způsobů, jak zlepšit vaši příští radnici:

  • Stanovte si hmatatelné, konkrétní cíle. Jasné zaměření vám pomůže navrhnout radnici tak, aby byla účelnější. Zvolte si například tyto cíle: „vytvořit poznatky o problému, který je pro organizaci zásadní“ nebo „motivovat zaměstnance k akci“.“
  • Navrhněte každý nástroj pro průzkum–od průzkumů po skončení akce až po každoroční audit komunikace – změřte, jak dobře si zaměstnanci myslí, že jste dosáhli svých cílů.
  • Vytvořte příběhový oblouk. „Příběhový oblouk“ je termín, který používají spisovatelé beletrie, broadwayští dramatici a hollywoodští scenáristé k popisu vzestupů a pádů příběhu. V případě městské rady popisuje příběhový oblouk emocionální poklesy (diskuse o závažném problému) a vzestupy (oslava úspěchu), které vytvářejí energii.
  • Vytvořte dokument „průběh představení“, který stanoví, co se bude dít a kdy. Městské porady jsou příliš důležité na to, aby byly řízeny volně – nejlepší zasedání probíhají s vojenskou přesností. Nejdůležitější prvek: každý segment začíná a končí včas.
  • Eliminujte všechny informace, které nejsou pro vyprávění příběhu nezbytné. Radnice se nekonají příliš často, takže je lákavé chtít mluvit o všem, co se stalo od poslední radnice. Existuje však určitá hranice, kolik informací mohou lidé zpracovat, než začnou trpět přetížením.
  • Omezte program na Ne více než tři klíčová témata (ano, pouze tři) a omezit úroveň detailů na minimum. Méně a více zaměřených témat pomůže udržet zájem zaměstnanců.
  • Zahrňte finanční výsledky pouze pokud je zaměstnancům přiblížíte k životu. Husté tabulky nevytvářejí porozumění. Spojte čísla s tím, na čem musí organizace dále pracovat.
  • Jděte do hloubky, místo abyste se zabývali širokou škálou témat. Například místo opakování všech sedmi strategických iniciativ se zaměřte na jednu strategii. Pozvěte si interního odborníka, aby vám vysvětlil, co to znamená. Vytvořte přestávkovou sekci, kde se zaměstnanci podělí o své pohledy na danou problematiku.
  • Vneste do každého tématu svěží a nečekaný prvek. Například neprobírejte bezpečnostní statistiky; vytvořte příběhy o tom, jak zaměstnanci podnikli kroky ke zlepšení bezpečnosti na pracovišti.
  • Video promítejte pouze v případě, že je velmi krátké a akční. Rozhlédli jste se někdy po místnosti, když se přehrává dlouhé, rozjímavé video?? Zaměstnanci mají doslova vytřeštěné oči. Video by nemělo být delší než dvě minuty — a každá vteřina musí být stejně rychlá jako film Michaela Baye.
  • Pokud používáte aplikaci PowerPoint, vytvořte hodně slidů – na každém slidu bude jeden koncept. Nejsem si jistý, proč se pravidlem pro prezentace stalo „méně je lépe“.“ Při menším počtu slajdů mají prezentující tendenci nacpat do každého slajdu více informací a zaměstnance rychle omrzí sledovat minutu po minutě stejný slajd. Vytvořením velkého množství slajdů s jednou myšlenkou na jeden slajd poskytnete zaměstnancům něco nového k nahlédnutí a udržíte svůj deck v pohybu vpřed, což obojí přispěje k poutavější prezentaci.
  • Změňte uspořádání místnosti. Většinou jsou sedadla rozestavěna jako v divadle, židle v rovných řadách. Problémem je, že uspořádání vysílá lidem signál, že jejich úlohou je pozorovat a poslouchat. Myslíme na koncerty, divadelní představení, filmy, sportovní události – to vše jsou zážitky, kde lidé nejsou účastníky, ale diváky. Pokud je to možné, rozestavte kulaté stoly a zaměstnanci sedí v půlkruhu kolem jedné strany každého stolu, čelem k vedoucím.
  • Umístěte stoly (a židle) blízko sebe. Jak ví každý stand-up komik, široce otevřené prostory lidi ztuhnou. Přiveďte proto zaměstnance co nejblíže k řečníkům. Trocha tlačenice je dobrá věc.
  • Chcete-li povzbudit zaměstnance k účasti, hlasujte. Nejbezpečnější způsob, jak se zaměstnanci mohou zapojit, je v rámci velké skupiny. Použijte zařízení pro reakci publika nebo textové dotazování, abyste se zeptali zaměstnanců na jejich názory na klíčové otázky. Pokud nemáte přístup k technologiím, můžete přesto požádat zaměstnance, aby se podělili o svůj názor. Nejjednodušší přístup? Výzva ke zvednutí ruky.
  • Namísto výzvy k položení otázek trénujte vedoucí pracovníky, aby položili otázku. I v té nejotevřenější a nejpodnětnější kultuře je pro zaměstnance riskantní odhalit případnou neznalost tím, že položí otázku. Pokud však vedoucí položí otázku – například: „Jaké jsou překážky pro dosažení tohoto cíle??“–zaměstnanci mají možnost účastnit se z pozice síly“.
  • Poskytněte dostatek času na účast. Většina radnic a jiných míst pro vedoucí pracovníky je příliš zaměřena na prezentace, takže na konci zbývá jen několik minut na otázky&A. Jakmile zaměstnanci začnou sledovat hodiny („už jen 10 minut“), odradí je to od účasti. Potřebujete dostatek času na přípravu diskuse, usnadnění dialogu a vytvoření dynamiky.
  • Ujistěte se, že každá osoba má stejný zážitek. I když se někteří zaměstnanci zúčastní osobně a jiní se připojí prostřednictvím webové schůzky nebo telekonference, ujistěte se, že všichni mají možnost se zúčastnit. Přidělte facilitátora, který bude řídit každé vzdálené místo – a partnerského facilitátora, který bude sedět v hlavním místě (kde je vedoucí.) Vzdálený facilitátor je zodpovědný za shromažďování otázek a připomínek zaměstnanců – a předává je svému partnerskému facilitátorovi prostřednictvím chatu, textové zprávy nebo e-mailu.
  • Cvičte, cvičte, cvičte. Zejména pokud zkoušíte nové techniky, ujistěte se, že jste vše vyzkoušeli: sezení, techniku, přechody, konfety. A ano, vaši vedoucí pracovníci jsou zaneprázdněni, ale potřebují provést rychlou zkoušku na zkoušku, aby se ujistili, že se cítí pohodlně, než show začne.
  • Díky každému zlepšení bude vaše příští radnice smysluplnějším a nezapomenutelnějším zážitkem.