19 Způsoby, jak v roce 2019 učinit radnice pro zaměstnance poutavějšími

A je to tu zase . . . Jste připraveni vrhnout se na první letošní setkání se zaměstnanci na radnici. Než však skočíte oběma nohama, věnujte několik minut přemýšlení o tom, zda jste si 2018radnice.

Buďte upřímní: Byly vaše městské porady poněkud nevýrazné? Zdálo se vám jedno sezení stejné jako všechna ostatní? Byli zaměstnanci klidně zdvořilí (místo energicky nadšení)? Měli jste pocit, že se vám veškeré úsilí vyplatilo, nebo jste byli tajně zklamaní, že se radnice nikdy nepozvedla nad úroveň meh (namísto úžasné)?

Pokud připouštíte, že vaše porady nebyly nijak úchvatné, je čas na jejich změnu. Koneckonců víte, jak jsou radnice důležité: Jsou cenným způsobem, jak si zaměstnanci mohou vyslechnout názory vedoucích pracovníků, což buduje důvěru a jistotu. A na radnicích se sdílí obsah, který zaměstnanci nemohou získat nikde jinde, což přináší cenné poznatky. Na radnicích se navíc setkávají lidé z různých míst a funkcí, takže vytvářejí pocit sounáležitosti.

Ve skutečnosti mohou mít městské porady tak významný dopad, že je velmi důležité je udělat správně. Není tedy důvod přijímat průměrnost. A já jsem tady, abych vám pomohl; je mou každoroční tradicí podělit se o nápady, které vám pomohou zlepšit vaši příští radnici.

Zde je 19 konkrétních tipů:

  • Stanovte hmatatelné, konkrétní cíle. Jasné zaměření vám pomůže navrhnout radnici tak, aby byla účelnější. Zvolte si například tyto cíle: „Vytvořte poznatky o problému, který je pro organizaci zásadní“ nebo „Motivujte zaměstnance k akci“.“
  • Navrhněte každý výzkumný nástroj–od průzkumů po skončení akce až po každoroční audit komunikace – abyste změřili, jak dobře si zaměstnanci myslí, že jste dosáhli svých cílů.
  • Sestavte oblouk příběhu. „Dějový oblouk“ je termín, který používají spisovatelé beletrie, broadwayští dramatici a hollywoodští scenáristé k popisu vzestupů a pádů příběhu. V případě městské rady popisuje příběhový oblouk emocionální poklesy (diskuse o závažném problému) a vzestupy (oslava úspěchu), které vytvářejí energii.
  • Vytvořte dokument „průběh představení“, který choreograficky popisuje, co a kdy se bude dít.Radnice jsou příliš důležité na to, aby se řídily volně – nejlepší zasedání probíhají s vojenskou přesností. Nejdůležitější prvek: každý segment začíná a končí včas.
  • Eliminujte každou informaci, která není nezbytná pro vyprávění příběhu.Městské porady se nekonají příliš často, takže je lákavé chtít mluvit o všem, co se stalo od poslední porady. Existuje však určitá hranice, kolik informací mohou lidé zpracovat, než začnou trpět přetížením.
  • Omezte svou agendu na ne více než tři klíčová témata (ano, pouze tři) a omezit úroveň detailů na minimum. Menší počet cílenějších témat pomůže udržet zájem zaměstnanců.
  • Zahrňte finanční výsledky Pouze pokud je zaměstnancům oživíte. Husté grafy nevytvářejí porozumění. Dejte čísla do souvislosti s tím, na čem musí organizace dále pracovat.
  • Jděte do hloubky, místo abyste se zabývali širokou škálou témat.Například místo opakování všech sedmi strategických iniciativ se zaměřte na jednu strategii. Pozvěte interního odborníka, aby vám vysvětlil, co to znamená. Vytvořte přestávkovou sekci, kde se zaměstnanci podělí o své názory na danou problematiku.
  • Do každého tématu vneste nový a nečekaný prvek.Například neprobírejte bezpečnostní statistiky; vypracujte příběhy o tom, jak zaměstnanci podnikli kroky ke zlepšení bezpečnosti na pracovišti.
  • Video promítejte pouze v případě, že je velmi krátké a akční.Rozhlédněte se někdy po místnosti, když se přehrává dlouhé, rozjímavé video? Zaměstnanci mají doslova vytřeštěné oči. Video by nemělo být delší než dvě minuty – a každá vteřina musí být stejně rychlá jako ve filmu Michaela Baye.
  • Pokud používáte PowerPoint, vytvořte mnoho slidů – na každém slidu bude jeden koncept. (Proč?? Zde je vědecké vysvětlení.)
  • Změňte uspořádání místnosti.Většinou se sedadla rozestaví jako v divadle, židle v rovných řadách. Problémem je, že uspořádání vysílá lidem signál, že jejich úlohou je pozorovat a poslouchat. Myslíme na koncerty, divadelní představení, filmy, sportovní události – všechny zážitky, kde nejsme účastníky, ale diváky. Pokud je to možné, rozestavte kulaté stoly a zaměstnanci sedí v půlkruhu kolem jedné strany každého stolu, čelem k vedoucím.
  • Umístěte stoly (a židle) blízko sebe.Jak ví každý stand-up komik, široce otevřené prostory lidi ztuhnou. Přibližte proto zaměstnance co nejblíže k řečníkům. Trocha tlačenice je dobrá věc.
  • Povzbudit zaměstnance k účasti,hlasovat. Nejbezpečnější způsob, jak se zaměstnanci mohou účastnit, je jako součást velké skupiny. Použijte zařízení pro reakci publika nebo textovou anketu, abyste se zeptali zaměstnanců na jejich názory na klíčové otázky. Pokud nemáte přístup k technologiím, můžete zaměstnance požádat, aby se podělili o svůj názor. Nejjednodušší přístup? Vyzvěte ke zvednutí ruky.
  • Namísto výzvy k položení otázky trénujte vedoucí pracovníky, aby položili otázku. I v té nejotevřenější a nejpodpůrnější kultuře je pro zaměstnance riskantní odhalit potenciální neznalost položením otázky. Pokud však vedoucí pracovník položí otázku – například: „Jaké jsou překážky dosažení tohoto cíle?“ -, je třeba ji zodpovědět?“–zaměstnanci mají možnost účastnit se z pozice síly.
  • Vyhraďte si dostatek času na účast. Většina radnic a dalších míst pro lídry je příliš zatížena prezentacemi, takže na konci zbývá jen několik minut na otázky a odpovědi&A. Jakmile zaměstnanci začnou sledovat hodiny („už jen 10 minut“), odradí je to od účasti na akci. Potřebujete dostatek času na přípravu diskuse, usnadnění dialogu a vytvoření dynamiky.
  • Ujistěte se, že každá osoba má stejnou zkušenost. I když se někteří zaměstnanci zúčastní osobně a jiní se připojí prostřednictvím webového setkání nebo telekonference, ujistěte se, že každý má možnost se zúčastnit. Přidělte facilitátora, který bude řídit každé vzdálené místo – a partnerského facilitátora, který bude sedět v hlavním místě (kde je vedoucím.) Vzdálený facilitátor je zodpovědný za shromažďování otázek a připomínek zaměstnanců — a jejich předávání svému partnerskému facilitátorovi prostřednictvím chatu, textové zprávy nebo e-mailu.
  • Cvičit, cvičit, cvičit. Zejména pokud zkoušíte nové techniky, ujistěte se, že jste otestovali vše: sezení, techniku, přechody, konfety. A ano, vaši vedoucí pracovníci jsou zaneprázdněni, ale potřebují si udělat rychlou zkoušku na zkoušku, aby se ujistili, že se cítí pohodlně, než vystoupení začne.
  • Experimentujte. Radnice není kamenná deska; není pevně daná. Takže tentokrát můžete zkusit něco nového, a pokud to nebude fungovat, na příští radnici použijte jinou techniku. Mám klienta, který na každé sezení zavádí nějaký prvek. Ne každá koncepce má velký úspěch, ale díky tomuto experimentování jsou městské porady stále svěží a trochu nečekané. Aby zaměstnanci dávali pozor. A není to náhodou myšlenka?