2 triky, které Mark Zuckerberg používá, aby zefektivnil schůzky

Schůzky, na kterých se plýtvá časem, jsou nejčastější stížností podnikatelského světa a podle všeho nejsou imunní ani nejžhavější technologické společnosti v zemi.

Facebook, stejně jako téměř každá jiná organizace, se zjevně snaží omezit počet nafouknutých schůzek a zajistit, aby se v konferenčních místnostech ztrácelo co nejméně času. Takový je závěr z krátkého, ale fascinujícího příspěvku provozního ředitele společnosti na serveru Quora, který se věnuje otázkám a odpovědím.

V odpovědi na dotaz, který chtěl vědět: „Jak si Sheryl Sandbergová plánuje svůj den?“, odpověděla, že se ptá na to, co dělá?“ vedoucí pracovník Facebooku a Lean In autorka si udělala čas, aby poskytla náhled na to, jak hospodaří se svým časem. Její odpověď nabízí několik zajímavých pikantností, například to, že odchází ze dveří v naprosto rozumnou hodinu, aby se navečeřela se svými dětmi (vážně, když Sandbergová zvládne odejít v půl šesté, proč byste to nemohli zvládnout vy?), stejně jako několik postřehů o přístupu šéfa k poradám.

Sandbergová uvádí, že stejně jako mnoho jiných vedoucích pracovníků ve firmách i Zuckerberg viděl, že existuje prostor pro zkrácení schůzek a ušetření času a přerušování práce svého týmu. „Mark letos odvedl opravdu dobrou práci při zlepšování efektivity schůzek ve Facebooku,“ píše. Jak toho dosáhl?

Zuckerbergovy triky pro efektivnější schůzky.

Sandbergová jmenuje dvě účinné strategie, které mají zdravý rozum. Nejprve „požádá lidi, aby mu předem poslali materiály, abychom mohli využít čas k diskusi,“ poznamenává. Za druhé, „snažíme se mít jasno v tom, co je naším cílem, když usedáme ke schůzce – zda jsme v místnosti proto, abychom přijali rozhodnutí, nebo abychom diskutovali?“ Sandbergová říká.

Na těchto Zuckerbergových krocích není nic fantastického, ale jeho přístup podporuje několik odborníků. Jason Shah, generální ředitel společnosti Do.com, nástroj pro lepší porady, zařadil právě tyto myšlenky do svého seznamu nejlepších tipů pro efektivnější porady.

Každá schůzka by měla mít stanovený cíl, například „Do konce této schůzky je třeba učinit toto rozhodnutí“ nebo „Jsme tu, abychom projednali X,“ řekl v rozhovoru pro Inc.com. Obecný účel jako „obchodní schůzka“ se nehodí. Stejně tak radí, že pokud svoláváte schůzku, „měli byste si předem vypsat několik klíčových otázek, nad kterými by se lidé měli zamyslet“. Generální ředitel společnosti Amazon Jeff Bezos jde tak daleko, že od svých podřízených vyžaduje, aby před každou schůzkou napsali několikastránkový zápis s jejich myšlenkami.

Ačkoli jsou tyto strategie k zastavení plíživého průběhu schůzek snadno proveditelné a podpořila je spousta generálních ředitelů zvučných jmen, ne každý si je však osvojil. Spousta vedoucích pracovníků stále nechává svůj tým putovat na schůzky, aniž by tušil, o čem se bude jednat nebo čeho přesně musí na schůzce dosáhnout. Jste jedním z nich?