20 věcí, na které se skvělé prezentační týmy ptají, než otevřou ústa

„Celá prezentace trvá hodinu, ale ve skutečnosti jsem „na scéně“ jen 10 minut.“

„Musím znát jen svou část. Zbytek už ostatní znají.“

„Kdo z nás odpovídá na otázky?? Vymyslíme to – víte, ať je to volné…“

Možná si říkáte, že když máte dva nebo tři další kolegy, se kterými společně vedete prezentaci, pitch nebo návrh, může to každému z vás výrazně zkrátit přípravu a nácvik. Možná pocítíte úlevu, že ostatní mohou zaskočit a zachránit vás, pokud se vám udělá špatně, zpotíte se nebo se zaseknete. Možná se domníváte, že čím méně času máte na mluvení, tím menší odpovědnost nesete za celkový úspěch svého podniku

Ano, možná to všechno cítíte – ale pokud jste si to jako tým nenaplánovali, nepřipravili a nenacvičili – mýlili byste se. Ať už přednášíte na konferenci rizikového kapitálu, sdělujete svá doporučení správní radě nebo prodáváte své nejnovější produkty či služby zákazníkovi, při týmové prezentaci může být podstatně obtížnější působit stručně, koordinovaně a soudržně, než když na to jdete sami.

Za 25 let koučování jednotlivců a týmů, jak dělat přesvědčivější prezentace, jsem zjistil, že skupinové prezentace mají tendenci upadat do pasti vytváření pocitu sdílené odpovědnosti („jsme v tom všichni společně“), který se ve skutečnosti promění v žádnou odpovědnost („Jsem si jistý, že někdo jiný vyzkouší, zda nastavení A/V funguje.“).“) To znamená, že základní prvky plánování, návrhu a provedení prezentace často propadají, což má za následek změť nekoordinovaných – a někdy si konkurujících – cílů, opakujících se nebo chybějících informací, divoce odlišných stylů v grafice a pravděpodobnost, že prezentace bude probíhat výrazně pod- nebo nadčasově. Přidejte k tomu pocity frustrace a nelibosti, které lidé pracující v týmech často pociťují, protože nesou větší váhu než jejich partneři, a týmová prezentace je často receptem na katastrofu.

Ale nemusí to být. Týmová prezentace může vypadat a znít vysoce profesionálně a uhlazeně. Navíc může sloužit jako vzor úrovně koordinace, spolupráce a týmové práce, kterou chcete, aby si vaši potenciální zákazníci a klienti spojovali s vámi a vaší společností. Jak k tomu dochází? Tím, že si se svým týmem sednete a položíte si a zodpovíte těchto 20 otázek ještě předtím, než kdokoli vezme do ruky pero, myš nebo mikrofon.

1. Kdo je za tuto prezentaci celkově zodpovědný (osoba, která má právo činit konečná rozhodnutí a má právo veta)?

2. Kdo je zodpovědný za kterou část z hlediska obsahu vs. design?

3. Kdo bude „plést“ jednotlivé části prezentace dohromady, aby vypadala a zněla jako konzistentní a soudržný celek?

4. S kým musíme spolupracovat mimo tuto skupinu, aby nám poskytl objektivní náhled a zpětnou vazbu?

5. Kdy má být každá část odevzdána a kdo nás bude hlídat, abychom dodržovali časový plán?

6. Kdy budeme nacvičovat prezentaci jako tým a kolik času na to budeme potřebovat?

7. Kdo je zodpovědný za kontrolu AV před prezentací?? Kdo je zodpovědný za její vedení při prezentaci?

8. Jak budou jednotliví prezentující v den prezentace představeni publiku??

9. Kde by měli členové týmu stát, zatímco ostatní budou prezentovat?

10. Co by měli dělat/nedělat členové týmu, kteří nemluví, když zrovna „nemluví“??

11. Jak budeme sledovat svůj čas v jednotlivých sekcích, u každého řečníka a celkově během prezentace??

12. Kdo si dělá poznámky/píše flipcharty/rozděluje materiály?

13. Chceme sdílet jeden mikrofon, nebo potřebujeme každý jeden? Jaký druh?

14. Co uděláme, když někdo z týmu řekne něco nesprávného nebo nepřesného??

15. Co uděláme, když se některý člen týmu zadrhne nebo není ve své kůži?

16. Kdo bude sledovat posluchače, aby hledal vodítka a náznaky? Jak sdělíme své „čtení místnosti“ zbytku týmu během prezentace?

17. Jak budeme přecházet od jednoho řečníka k druhému? Co řekneme, abychom předali slovo další osobě?

18. Jak si rozdělíme Q&A?

19. Kdo je v našem týmu kontaktní osobou pro případné následné kroky??

20. Jak můžeme podpořit náš nejslabší článek a ukázat našeho nejsilnějšího hráče?