3 hacky pro optimalizaci produktivity od spoluzakladatele Asany Justina Rosensteina

Tato otázka se původně objevila na serveru Quora: Jaké jsou málo známé tipy na produktivitu z různých profesí??

Odpověď Justina Rosensteina, @rosenstein, spoluzakladatele Asany, softwaru pro týmovou produktivitu, na Quora

Jsem softwarový vývojář, designér a podnikatel. Jsem spoluzakladatelem společnosti Asana, softwaru pro týmovou produktivitu, který využívá mnoho velkých firem (např.g. Uber, Pinterest, Dropbox) používají k řízení svých společností. V době, kdy jsem byl manažerem inženýrů ve Facebooku, jsem navrhl interní nástroj pro týmovou produktivitu, na kterém si společnost stále zakládá.

Stačí říct, že jsem produktivitou posedlý už dlouho.

Zde jsou tipy, které jsem považoval za zásadní pro svou kreativní tvorbu. Každý tip se týká optimalizace jedné ze tří oblastí: vašeho prostředí, vaší mysli a vašeho procesu.

Optimalizujte své prostředí

Vypněte všechna rozptýlení. Verdikt je jasný: „multitasking“ dělá z lidí cítit produktivnější, ale výzkumy ukazují, že nás to činí méně produktivními. Pokušení e-mailu jsou silná. Časté přerušování nás však činí hloupějšími a trvá mnohem déle, než se vrátíme k úkolu. Takže když je čas se soustředit,

  • Nastavte si na telefonu režim Nerušit. V iPhonu: Přejeďte prstem od úplného spodního okraje telefonu nahoru a poté stiskněte ikonu Měsíc.
  • Zavřete všechna okna prohlížeče, která přímo nesouvisejí s daným úkolem.
  • Pokud je součástí vaší práce psaní e-mailů, dostaňte se do stavu, kdy je můžete psát, aniž byste viděli přicházet nové e-maily. V aplikaci Gmail si vytvořte záložku Gmail (filtrovanou tak, aby se nic nezobrazovalo)
  • Vypněte push oznámení e-mailu v počítači.
  • Odhlášení z chatu.

Najděte si svůj čas flow. Pokud je váš den neustále přerušován schůzkami, je velmi obtížné dostat se do flow, Stav, kdy se opravdu zaseknete a půjdete do hloubky složitých úkolů.

  • Přidejte si do kalendáře tříhodinové „schůzky“, na kterých budete jediným účastníkem. Spolupracovníci si naplánují práci podle těchto časů a vy můžete nerušeně pracovat.
  • Pokud můžete, domluvte se s celou firmou na jednom dni v týdnu, kdy bude ne schůzky. Ve společnosti Asana máme středy bez schůzek.
  • Sledujte, jaká denní doba vám nejlépe vyhovuje pro různé činnosti. Nejtěžší práci dělejte během svého „času Supermana“.“ Zde je postup, který jsem použil k určení, že moje je od 10:00 do odpoledne: Najít svůj čas pro Supermana.

Ovládněte své nástroje. Pokud celý den používáte počítač, pokaždé, když sáhnete po myši, trochu vás to zpomalí a ztratíte trochu plynulost práce. Chcete s počítačem pracovat takovou rychlostí, jakou myslíte. K tomu je třeba naučit se klávesové zkratky softwaru, který jste nejčastěji používali.

  • Pokaždé, když zjistíte, že používáte myš, podívejte se, zda existuje klávesová zkratka. Obvykle se objeví hned vedle položky nabídky nebo na malém tipu, který se zobrazí, když na tlačítko umístíte kurzor myši. Na Macu: znamená Command, Option, Shift a Control.
  • Pomocí nástroje SizeUp můžete rychle měnit uspořádání oken bez použití myši.

Optimalizujte svou mysl

Jednou z mých nejoblíbenějších knih na toto téma je kniha Tonyho Schwartze Síla plného nasazení: Klíčem k vysoké výkonnosti a osobní obnově je řízení energie, nikoli času. Dokonce i název knihy je silnou připomínkou.

Dělejte si pravidelné přestávky. Zdravý rozum nám říká, že čím více času strávíme prací, tím více práce uděláme. Ale to prostě není pravda. Lidé nejsou roboti. Naše mysl potřebuje čas na dobití energie. Výzkumy naznačují, že 15minutová přestávka každých 90 minut je dobrým pravidlem, jak dosáhnout více tím, že toho uděláte méně.

Meditujte. Takto jsem si osvojil každodenní návyk.

Pečujte o své tělo.

  • Hydratujte. Na začátku dne si na stůl položím 5 vysokých sklenic vody. Do konce dne je všechny vypiju. Vidět je tam sedět je dobrý ukazatel pokroku.
  • Dobře se najíst. Oběd bohatý na sacharidy je často katastrofou pro odpolední energii.
  • Cvičení. Kardio cvičení alespoň dvakrát týdně je spojeno s produktivitou.
  • Rychle. Jeden den v měsíci až jeden den v týdnu.
  • Zkrátka se ujistěte, že využíváte čas mimo práci k tomu, abyste se najedli a měli dostatek energie k tomu, abyste ze sebe vydali všechno, když jste v práci.

Překonejte prokrastinaci tím, že se postavíte nepohodlí. Neprokrastinuji proto, že bych byl líný; prokrastinuji proto, že mě úkol s nejvyšší prioritou nenápadně (nebo ne až tak nenápadně) znepokojuje. Když se to stane, měli byste:

  • Buďte upřímní k tomu, co vám dělá potíže. Výslovně a soucitně si zapište (nebo se podělte s přítelem) přesný zdroj nepříjemných pocitů. Proč se cítím tak strašně?
  • Určete si jeden snadný další krok.
  • Více jsem o této technice napsal na stránce Jak překonat prokrastinaci tím, že se postavíte nepříjemným pocitům.
  • Pokud nemáte energii čelit strachu právě teď, udělejte alespoň druhou nejprioritnější věc na svém seznamu, než abyste přepínali na Facebook. Prospěšný stanfordský profesor John Perry tomu říká „strukturovaná prokrastinace“ a připisuje jí většinu svých úspěchů na StructuredProcrastination.com.

Optimalizujte svůj proces

Ujasněte si plán. Spousta neproduktivity vzniká z nedostatečného stanovení priorit. To, že není jasné, co vlastně potřebujete udělat, abyste dosáhli svého cíle, a co má nejvyšší prioritu.

  • Nedělejte jakýkoli více práce, dokud vám další kroky nebudou stoprocentně jasné a nebudou odsouhlaseny všemi členy vašeho týmu.
  • Začněte tím, že se uzemníte: Co je náš cíl? Proč toho chceme dosáhnout? Jaké jsou všechny kroky potřebné k jeho dosažení? Kdo je zodpovědný za jednotlivé kroky? V jakém pořadí je třeba je provádět?
  • Zde je více informací o tom, jak získat jasný plán.

Spolupracujte. Někteří lidé rádi pracují sami, ale u složitých úkolů mi to obecně připadá bolestivé a náchylné k rozptýlení.

  • Najděte si spoluhráče, se kterými byste rádi spolupracovali. Někdy úkoly, které by mi zabraly 2 dny, mohu se správným partnerem zvládnout za 2 hodiny. „Párové programování“ je běžné v softwarovém inženýrství, ale funguje pro cokoli.
  • Případně můžete vést rozhovor s sami kamarádstvím s textovým editorem nebo deníkem: začněte si klást velké otázky a zapisujte si odpovědi. Dlouhé, strategické a produktivní dialogy s počítačem jsem vedl tak, že jsem si prostě napsal otázky a odpovídal na ně volnou formou.

Veřejně se zavázat k nějakému termínu. Využijte tlak kolegů ve svůj prospěch. Pokud důležitý úkol nemá přirozený termín, řeknu lidem sebevědomě: „Kopii vám pošlu do konce dne v pátek“.“ Teď nechci vypadat před svými kolegy z týmu směšně, takže si samozřejmě dám sakra záležet, aby to pro ně bylo do pátku připravené.

Používejte software pro sledování své práce. Nepřekvapivě se domnívám, že Asana je pro to nejlepším místem. Nejenže sleduje váš vlastní seznam úkolů, ale také řídí tok práce mezi celým týmem, takže nepotřebujete nekonečné schůzky, abyste byli na stejné vlně. A udržuje konverzace souběžně s prací, takže se nemusíte neustále probírat e-maily, abyste získali potřebné informace.

Udělejte si čas na rozmyšlenou. Vyhraďte si na konci každého dne jen několik minut a zvažte, co se povedlo a co méně. Existují zlepšení, která byste mohli příště provést ve svém pracovním postupu? Kdybyste každý den dokázali být o 1 % efektivnější, pak byste na konci roku byli 15x produktivnější.

Jaké jsou některé málo známé tipy na produktivitu z různých profesí?: původně se objevilo na serveru Quora: Nejlepší odpověď na jakoukoli otázku. Položte otázku, získejte skvělou odpověď. Učte se od odborníků a získejte přístup k zasvěceným znalostem. Quoru můžete sledovat na Twitteru, Facebooku a Googlu+. Další otázky:

  • Práce a kariéra: Jak ukončit pracovní poměr z politických důvodů??
  • Produktivita: Na základě výsledků průzkumu, který se uskutečnil v roce 2015, si můžete vybírat z následujících odpovědí: 1: Jaká byla nejlepší rada, kterou jste kdy dostali ohledně produktivity??
  • Kariérní rady: Kterou pracovní nabídku mám přijmout: tu od Googlu, Snapchatu, nebo Zenefits??