3 strategie, jak se stát samostatným mistrem schůzek

Jako vedoucí pracovník firmy můžete strávit až 80 % dne na schůzkách. Pokud jste jako většina vašich kolegů, naučili jste se schůzovat v zaměstnání. Schůzkové dovednosti, stejně jako mnoho dalších důležitých vůdčích dovedností, se ve škole neučí.

Jednou za měsíc pomáhají mé tři děti připravit jídlo pro společnost. To je další soubor důležitých dovedností, které se ve škole neučí. Mnohé z dovedností, které jsou nezbytné pro vedení úspěšné skupinové večeře, se promítají i do vedení úspěšné schůzky.

Když mají za úkol pobavit 15 lidí, přičemž šest z nich drží nějakou novou módní dietu, pět si nerozumí a všech 15 očekává dobrou zábavu, vyžaduje to plánování a dovednosti, aby se to podařilo. Tyto dovednosti se nemohou naučit tím, že se prostě objeví jako host u někoho jiného. Všechny tyto detaily se musí naučit zvládat sami.

Na poradách rozdáváte spíše pracovní úkoly a finanční výkazy než brambory a omáčku, ale lidé na vašich poradách přicházejí se stejnými výzvami a očekáváními. Všichni mají speciální potřeby a všichni chtějí, aby čas strávený na setkání s vámi byl odměněn. Abyste dosáhli dobrých výsledků, potřebujete na schůzkách dovednosti a praxi.

Bohužel většina vedoucích pracovníků firem neprochází školením, jak zajistit, aby schůzky fungovaly, a zatímco vaši přátelé vám možná odpustí katastrofální večeři, může být mnohem těžší vyzkoušet si nové dovednosti na schůzkách s týmem, který to nečeká.

Zde jsou tři bezpečné a jednoduché způsoby, jak můžete sami rozvíjet tyto důležité dovednosti.

1. Zapojit se do kulturní antropologie.

Jděte na své pracoviště a představte si, že jste výzkumník, který navštívil cizí zemi. Sledujte, co se děje na schůzkách vašeho týmu, a zvažte:

  • Co vidíte na fyzickém pracovišti a co vám to říká o této kultuře?? Jsou tito lidé zábavní? Intenzivní? Jak na schůzky působí prostředí?
  • Co vám interakce mezi lidmi ukazují o jejich vztazích?
  • Čeho si tato skupina cení? O čem tráví nejvíce času a energie při rozhovorech?
  • Když se zdá, že schůzky probíhají dobře, co se děje? Kdo mluvil? Co udělali? Co když se schůzky nepovedou?

Proč? Protože úspěšné schůzky vždy berou v úvahu kontext, ve kterém se odehrávají. Stejně jako veganská hostina funguje jinak než paleo večírek, tak i kritická schůze správní rady funguje jinak než marketingový brainstorming se vším všudy.

Toto cvičení z kulturní antropologie zlepšuje vaše dovednosti v oblasti schůzek tím, že zvyšuje vaši informovanost. Když nyní narazíte na seznam tipů pro porady, budete moci tyto tipy vyhodnotit a zjistit, zda se vztahují na konkrétní potřeby vašeho týmu.

2. Procvičte si vytváření užitečných poznámek ze schůzek.

Dobré schůzky přinášejí výsledky – takové výsledky, které můžete písemně doložit.

Užitečné poznámky z jednání shrnují rozhodnutí, další kroky a klíčové body. Užitečné poznámky se nesnaží zachytit všechno; jen to nejdůležitější.

Chcete, aby lidé mohli prolistovat poznámky a rychle se dozvěděli, co jim uniklo (nebo na co zapomněli)!). Bodové hodnocení je váš přítel.

Dobrovolně pište poznámky pro skupinu. Převedení všech těch řečí do stručné a použitelné rekapitulace vás nutí být konkrétní. Pomáhá vám také najít hodnotu schůzky – co dobrého přinesla – a lépe rozpoznat, kdy schůzka nemá cenu.

Nejste si jisti, jaké bylo rozhodnutí nebo kdo se k čemu zavázal?

Požádejte skupinu, aby vám pomohla objasnit. Pokud nevíte, co si zapsat, je velká šance, že to nevědí ani ostatní, a vy jste právě všem ušetřili spoustu pozdějších zmatků.

3. Navštivte Toastmasters.

Toastmasters poskytuje úžasně přívětivé prostředí pro pozorování i nácvik správných návyků na schůzkách. S více než 16 000 kluby po celém světě pravděpodobně najdete nějaký ve svém okolí.

Ačkoli mnoho lidí navštěvuje Toastmasters, aby si zlepšili své dovednosti veřejného vystupování, na klubových setkáních se také dozvíte, jak strukturovat program jednání, jak s respektem udržovat diskusi v chodu a jak sdílet konstruktivní zpětnou vazbu. Účast na setkání jako pozorovatel je zdarma a je to skvělé bezpečné prostředí pro nácvik dovedností, které si můžete přenést na svá setkání.

Dejte si je dohromady a získáte dovednosti pro vedení skvělých schůzek – schůzek, na kterých se všechny zvláštní talenty a zvláštnosti vašeho týmu promítnou do užitečného a zdokumentovaného výsledku – během chvilky.

Pak zvažte, zda se na oslavu nevydáte na večeři. Pro dnešek jste již udělali dost hostování.