3 tipy, jak z obtížných rozhovorů udělat produktivní rozhovory

Propustit zaměstnance nebo mu dát negativní hodnocení není nikdy snadné. Ve skutečnosti jsou negativní rozhovory obtížné prakticky pro každého, ale obzvláště obtížné jsou, pokud jste novým majitelem firmy nebo jste tento typ rozhovoru ještě nevedli. Ve skutečnosti, i když jste zkušenější a myslíte si, že jste v těchto typech rozhovorů skvělí, nemusí to tak být. Jedna studie ukázala, že zhruba třetina manažerů si myslí, že konflikty na pracovišti zvládá dobře, ale pouze 22 % jejich zaměstnanců s nimi souhlasí.

Tyto rozhovory nemusí být špatné, a pokud jsou vedeny správně, měly by vést ke zvýšení výkonu. Podle jedna studie, 81 % zaměstnanců vidělo pozitivní výsledky, které vznikly při konfliktu na pracovišti. Zaměstnanci často nedokážou poznat, že jejich chování nebo výkon je nepřijatelný, dokud si s nimi skutečně nesednete a nepromluvíte si o něm. Tyto rozhovory jsou nezbytnou povinností, ale dodržování několika klíčových doporučení je může značně usnadnit.

  • Přistupujte k rozhovoru s pozitivním nadhledem.
  • Nepřemýšlejte o rozhovoru jako o „obtížném“ rozhovoru. Jiné zarámování rozhovoru ve vaší mysli může situaci výrazně usnadnit. Když si myslíte, že musíte vést obtížný rozhovor, můžete být nervózní nebo napjatí. Můžete ho dokonce odložit nebo se mu úplně vyhnout. (V případě, že patříte k těm, kteří se rádi rozcházeli se svými bývalými přítelkyněmi prostřednictvím textových zpráv, zde je důležitá rada: neposkytujte hodnocení výkonu prostřednictvím e-mailu – osobní rozhovory jsou mnohem produktivnější.)

    Pokud musíte podat například negativní hodnocení, berte to jako konstruktivní rozhovor o tom, jak se zaměstnanec může zlepšit. Neodkládejte je více, než je nutné. Okamžité řešení problému nejenže tlumí možnost budoucích problémů, ale také ukazuje ostatním zaměstnancům, že určité chování nebo špatný výkon je nepřijatelný.

    Při řešení obtížných rozhovorů je jedním z nejdůležitějších aspektů udržujte své emoce pod kontrolou. Pokud budete emotivní, může být emotivní i váš zaměstnanec. Jakmile jsou ve hře emoce, možnost produktivního rozhovoru může jít zcela stranou. Ujistěte se, že s rozhovorem počkáte, dokud nebudete mít čas přemýšlet o důsledcích; reakce založená pouze na emocích bude obvykle z dlouhodobého hlediska negativní.

  • Buďte připraveni – mentálně a empirickými důkazy.
  • Při obtížných rozhovorech je důležité plánování. Sestavte si seznam všech věcí, které chcete probrat, a ujistěte se, že jste se trefili do všech. Zjistěte si předem cíl tohoto rozhovoru. Pouhé pokárání zaměstnance nemusí být efektivním využitím vašeho času. Místo toho zahrňte diskusi o tom, co se musí stát, aby se chování neopakovalo nebo aby se zlepšil výkon. Neodcházejte z rozhovoru, aniž byste zavedli nějaké akční body pro zlepšení.

    Mějte na paměti, že někteří zaměstnanci se mohou začít bránit, když je zmíněno jejich chování nebo výkonnost. Mohou popírat, že problémy s chováním nebo výkonem vůbec existují. Tento typ reakce není produktivní, takže mějte empirické důkazy, které můžete zaměstnanci ukázat v případě, že to bude nutné. Ukažte jim například čísla o prodeji nebo stížnosti zákazníků nebo konkrétně uveďte, kdy k nežádoucímu chování došlo.

    Pokud se zaměstnanec začne srovnávat s jinými zaměstnanci, nasměrujte rozhovor zpět k němu. („Dnes se nebavíme o Jane. Mluvíme o vás.“) Samozřejmě, Důležitá je důslednost, takže si možná budete muset být jisti, že obvinění vašeho zaměstnance jsou jen obranným mechanismem a nezakládají se na něčem věcnějším, co jste možná přehlédli.

    Pokud je pro vás situace výjimečně obtížná, můžete si také rozhovor předem nacvičit nebo si udělat poznámky, abyste neztratili přehled. Není nic horšího, než když v negativním hodnocení výkonu něco vynecháte a pak se musíte vrátit a vést s tím samým zaměstnancem druhý rozhovor o něčem, na co jste zapomněli. Pro zaměstnance je to demoralizující a pro vás trapné.

  • Vžijte se do jejich situace.
  • Pokud se do rozhovoru pustíte s tím, že se pokusíte zjistit pohled zaměstnance, nejenže se bude cítit vyslyšen, ale můžete také určit základní příčinu problému. Pokládejte otázky a skutečně naslouchejte odpovědím svých zaměstnanců. Proč se chovají určitým způsobem? Je něco, co můžete udělat, abyste jim usnadnili dosažení jejich výkonnostních cílů?? Co si myslí, že jim brání v dosažení jejich výkonnostních cílů? Současně byste měli mít na paměti, že vašemu zaměstnanci záleží více na tom, jak se ho tento rozhovor dotkne, než na tom, jak obtížný je pro vás, takže Nebuďte v rozhovoru obětí. (Například: „Tohle opravdu nerad dělám…“ nebo „Tohle je pro mě opravdu těžké říct, protože…“).

    Obtížné rozhovory jsou právě tak obtížné, ale jsou nezbytnou součástí vedení vlastního podniku. Pokud povedete tyto rozhovory správným způsobem, můžete je proměnit v pozitivní růst namísto negativních zkušeností.