3 způsoby, jak maximalizovat produktivitu vašeho týmu'

Nový stav globálních okolností obrátil náš svět i naše plány vzhůru nohama. Nikdo nebyl připraven na to, že první čtvrtletí roku 2020 uvrhne zeměkouli do recese a donutí lidi změnit způsob práce. Přesto zůstává jedna pravda: Podniky a týmy stále potřebují být produktivní.

Vzhledem k tomu, že firmy jsou nuceny pracovat na dálku, jste nuceni hledat udržitelné způsoby, jak si udržet produktivitu navzdory koronaviru. Jako vedoucí pracovník v tomto vzdáleném prostředí je důležitější než kdy jindy navrhnout, komunikovat a dodržovat nástroje, procesy a postupy, které podporují produktivitu, a to na funkční, mentální i emocionální úrovni.

Až budete čelit nové éře výzev a příležitostí, věnujte čas těmto třem klíčovým oblastem a tomu, jak mohou vám a vašim týmům pomoci dosáhnout požadované produktivity.

1. Najděte si správné nástroje (software)

Software poskytuje dostatek nástrojů na podporu udržitelné produktivity, a to jak individuální, tak týmové. Pokud uvažujete o vzdálené pracovní síle, nabývají tyto nástroje ještě většího významu.

Samozřejmě, že Slack a Zoom jsou základními nástroji pro vzdálenou pracovní spolupráci, resp. videokonference. Při používání těchto nástrojů hledejte způsoby, jak zachovat lidský prvek při životě. Zahájili jsme sezení Zoom s meditacemi (a získali jsme skvělou zpětnou vazbu) a o svou vděčnost se můžete podělit se spolupracovníky přes Slack.

Na straně produktivity jsou nástroje, jako např.com, nechat uživatele optimalizovat přizpůsobení pracovních postupů a automatizovat jednoduché úkoly, čímž se eliminují méně důležité záležitosti, které zabírají čas. Trello je další snadno použitelný nástroj pro sledování produktivity pro samostatné nebo sdílené projekty.

Pravděpodobně existuje platforma SaaS pro váš oborový výklenek nebo specifické potřeby, takže si udělejte průzkum na internetu. Například program 15Five je určen pro týmovou produktivitu a klade větší důraz na kulturu, kterou je při práci na dálku těžší udržet. Pokud potřebujete spolupracovat při programování, GitHub je dobře hodnocená platforma pro sdílený kód. Existují také aplikace SaaS pro návrhářské týmy, které nahrazují osobní spolupráci sdíleným cloudovým řešením.

2. Přezkoumejte stávající procesy.

Kromě prověření softwarových nástrojů pro usnadnění spolupráce, komunikace a odpovědnosti na dálku je také nutné přezkoumat své procesy a zjistit, zda jsou stále relevantní a efektivní. Koneckonců, nástroj vám nepomůže, pokud vám nepomohou jeho výsledky.

V našem případě jsme museli změnit kadenci komunikace kvůli dvojí práci a práci na základě předpokladů během zahájení směrnic pro ukrytí na místě. Jako nápravu jsme zavedli každodenní 30minutový Zoom ve stejnou dobu každé ráno pro výkonný tým.

Toto je jeden z příkladů, přesto je potřeba jasná: Přezkoumejte každý ze svých procesů a změňte vše, co je nutné, abyste vyhověli dnešním jedinečným potřebám. Nezapomeňte zvážit, jak vaši dodavatelé ovlivňují vaše procesy, a věnujte zvláštní pozornost všem vstupům, které by mohly být obtížně dostupné během odstávek.

3. Splnění emocionálních potřeb.

Moji kolegové a sociální komunita stále vyjadřují zmatek nad tím, proč nejsou produktivnější, přestože mají více času než kdy jindy a pracují z domova. Získali čas, který obvykle věnují přípravě do práce a dojíždění do zaměstnání.

Proč je tedy těžké být produktivní? Koronavirus na nás všechny uvrhl mrak nejistoty a smutku. Můžete mít pocit, že vás někdo brzdí, nebo se můžete cítit otupělí či kognitivně zpomalení.

Jako vedoucí pracovníci zvažte následující způsoby, jak pomoci řešit emocionální stránku těchto okolností, aby váš tým mohl snížit mentální blokády a soustředit se na svou práci:

  • Začněte schůzky 60sekundovou osobní kontrolou. Požádejte každého, aby se rychle podělil o svůj stav, aniž by musel zacházet do přílišných podrobností. Je to tak snadné, jako říct: „Jsem Andrew. Dnes se cítím neklidný, unavený a znepokojený.“ To pomáhá všem navázat vzájemný kontakt a uvědomit si, že ve svých pocitech nejsou sami.
  • Veďte z místa pravdy a zranitelnosti. Nemusíte lidem říkat, že to bude v pořádku, ani předpovídat, kdy karanténa nebo virus skončí. Musíte být opravdoví, sdílet ze srdce a dát lidem povolení být lidmi.
  • Začněte schůzky všech zaměstnanců pětiminutovou meditací. Pomáhá uvést všechny do přítomného okamžiku a může pomoci zklidnit nervový systém každého z vás.
  • Zaměřte se na své poslání. Připomeňte lidem, že vaše poslání stále existuje a že jejich práce bude mít pozitivní dopad na zákazníky.
  • Udělejte si prostor pro to, abyste byli lidmi. Tato doba vyžaduje, abychom všichni byli trpělivější s dětmi doma, překvapivě obtížným dodržováním denního rozvrhu a rytmu a emocemi, které právě teď existují. Pokud pro to dokážete vytvořit prostor, váš tým se může nadechnout a dělat si starosti s méně věcmi.

Žijete v historickém okamžiku, který nastane jednou za století. Vždyť cena barelu ropy byla tento týden skutečně záporná. Tyto chvíle vyžadují, abychom přizpůsobili vše v našich životech, zejména naše procesy a očekávání. Zvažte jednotlivé oblasti z tohoto seznamu a zjistěte, jak vám mohou pomoci zavést nové nebo změnit stávající cesty k produktivitě.