3 způsoby, jak překlenout propast mezi IT a finančními týmy

Autor: Colum Donahue, spoluzakladatel a generální ředitel společnosti Genuity

Sladění týmových cílů a operací je obtížnější než kdy jindy, protože roste počet týmů zahrnujících zaměstnance ve více kancelářích, stejně jako virtuální kanceláře a externí dodavatele. Tato oddělenost pracovníků ztěžuje firmám zejména koordinaci cílů a výdajů v oblasti IT.

Kromě oddělení prodeje mají oddělení IT často nejrozmanitější talenty a pracovní prostředí. Aby se vše propojilo, nakupují firmy stále více předplatného softwaru jako služby neboli SaaS. Bez centralizovaného technologického zásobníku jsou však tato řešení mezi jednotlivými odděleními nesourodá – a dražší.

Tento nedostatek koordinace značně ztěžuje vedoucím pracovníkům v oblasti IT a financí, aby věděli, co mají’re skutečně utrácíte v souhrnu. Díky spolupráci mezi odděleními však můžete přesně vyhodnotit, které technologie potřebujete, abyste se posunuli vpřed a dosáhli skutečné transformace.

Jako spoluzakladatel a generální ředitel společnosti, která pomocí technologií posiluje postavení podniků, jsem se na vlastní kůži přesvědčil o nesouladu mezi IT a financemi. Z pohledu IT je to nelehký boj, když se od oddělení očekává, že bude dělat více s menším množstvím prostředků. Na druhé straně mohou finance vnímat IT jako nákladové středisko.

Když jsou tato oddělení takto rozdělena, může dojít ke stagnaci inovací. Proto se moje společnost řídí politikou transparentnosti, spolupráce a sdílení dat, aby bylo možné přijímat informovaná rozhodnutí.

V dnešní době’s digitálním věkem je každá společnost, bez ohledu na velikost nebo odvětví, zaměřená na technologie. Týmy se musí sjednotit na společném jazyce, v němž technologie představují diferenciátor a nástroj umožňující růst podniku.

Spolupráce je klíčová.

Pokud vaše týmy nespolupracují, trpí tím vaše podnikání. Když například zaměstnanci odejdou, jejich softwarové licence se mohou stát "duchové." Je překvapivě snadné – a běžné -, že firmy nevědomky platí každý měsíc stovky těchto nevyužitých předplatných pro duchy.

Jeden z našich klientů například zjistil, že má 284 aktivních softwarových licencí u stejného dodavatele, přestože má pouze 80 současných zaměstnanců. Platilo za 204 nepotřebných licencí, protože různá oddělení nekomunikovala o změnách.

Dalším nákladným problémem je "Chyba obnovy." To se stává, když IT oddělení zruší technologickou smlouvu, ale nedá o tom vědět finančnímu oddělení. Finance pak zaplatí fakturu za automatické obnovení, i když technologie již nejsou potřeba. V závislosti na velikosti zakázky může tato zdánlivě drobná chyba vést k obrovským dodatečným nákladům.

Spolupráce nutná k podchycení těchto problémů je o to obtížnější, že jednotlivá oddělení jsou od sebe oddělena’s IT řešeními. Účetnictví může například používat DocuSign, zatímco prodej používá Adobe Sign. Náklady na oba nástroje jsou vysoké a zcela zbytečné.

Zdánlivě jednoduchým řešením těchto problémů je vybudování spolupráce mezi vašimi týmy – zejména finančními a IT.

Investovat do IT.

Náklady na IT a správu technologií je obtížné vyčíslit. Když implementujete nové IT řešení, věci jsou měřitelné pouze tehdy, když se pokazí. A věci se pokazí, což může způsobit, že finanční oddělení bude na IT nahlížet jako na nákladové středisko.

Problém s odděleným přístupem k IT spočívá v tom, že každá moderní firma musí být technologickou společností – jinak se jí to nepodaří’t být schopen se přizpůsobit. Stačí se podívat na 52 % společností z žebříčku Fortune 500, které z něj od roku 2000 zmizely, jak uvedla agentura Harvard Business Review.

Překlenout propast.

Data jsou ve většině moderních podniků králem. Dává týmům možnost činit informovaná rozhodnutí, což umožňuje společnosti přizpůsobit se měnícím se trhům. Tyto tři strategie vám mohou pomoci využít data ke sjednocení týmů a k udržitelnějšímu podnikání:

1. Vypracujte rámec TBM.

Technology business management, neboli TBM, zbavuje finanční oddělení určitého tlaku tím, že IT oddělení funguje jako samostatný podnik. Představte TBM jako rámec pro správu dat, abyste získali zásadní podporu od zúčastněných stran společnosti. Rozhodněte, kdo bude zapojen, kde budou uložena data společnosti'a jakým způsobem mohou jednotlivé týmy tato data získat.

2. Ilustrujte hodnotu IT.

TBM zpřístupňuje data všem oddělením, což umožňuje všem vidět hodnotu IT. Pomáhá také IT a financím sladit rozpočty a zdroje, aby bylo možné strategicky plánovat a řídit podnikové odborníky.

V rámci tohoto sladění změňte konverzaci z “My’jen utrácíme peníze” na “Jsme’re efektivně řídit to, co jsme’re doing.” Využijte stávající investice do využitelných obchodních informací. Maximalizujte hodnotu a prokažte nákladovou efektivitu služeb, které IT poskytuje.

3. Sdílení datového bohatství.

Jakmile se vaše úsilí v oblasti TBM rozběhne, získáte spoustu metrik a datových bodů, které může každé oddělení využít. Identifikujte klíčové výsledky v oblasti dat, které jsou přínosem pro celou společnost, a poté vypracujte disciplinované přístupy k jejich dosažení. Pamatujte, že spolupráce funguje pouze tehdy, když je sdílení dat mezi všemi týmy transparentní.

Chcete-li dosáhnout úspěchu v moderním podnikatelském prostředí, spojte IT, finance a osoby s rozhodovacími pravomocemi ve společnosti. Spolupráce mezi týmy vám může pomoci úspěšně transformovat váš obchodní model, abyste zůstali agilní v neustále se měnícím podnikatelském prostředí.

Colum Donahue je spoluzakladatelem a generálním ředitelem společnosti Genuity se sídlem v Chicagu, která pomocí technologií posiluje postavení podniků.