3 způsoby, jak zabránit tomu, aby vedlejší konverzace odváděly vaše schůzky na vedlejší kolej

Všichni jsme to zažili. Schůzku začnete nevinným prolomením ledů o počasí, a než se nadějete, konverzace se vymkne kontrole, protože jedna poznámka stranou střídá druhou.

Pokud se vám nepodaří všechny vrátit zpět na správnou cestu a rychle přesměrovat konverzaci, skončíte u toho, že znovu naplánujete schůzku, na kterou jste už v první řadě neměli čas.

Nechápejte mě špatně, je důležité budovat vztahy a navazovat kontakty s kolegy z týmu, ale musíte si stanovit hranice. Každá minuta, kterou na schůzce promarníte, nejenže v danou chvíli zabíjí produktivitu, ale také ubírá čas, který jste mohli věnovat práci na jednotlivých projektech. Pokud si vytvoříte špatné návyky, pak se pro vás schůzky stanou spíše potíží, než aby stály za to.

Havard Business Review provedl průzkum mezi 182 vrcholovými manažery z různých odvětví: 65 procent respondentů uvedlo, že je porady zdržují od dokončení vlastní práce. 71 % respondentů uvedlo, že schůzky jsou neproduktivní a neefektivní. 64 % respondentů uvedlo, že schůzky jsou na úkor hlubokého přemýšlení.

Dá se říct, že se z toho stává problém.

Zde jsou tři tipy, jak zajistit, aby schůzky probíhaly v souladu s plánem a byly produktivní.

1. Přijďte s programem.

Ne, ale vážně. Vytvořte a vytiskněte program pro všechny účastníky schůzky. Podle mých zkušeností, když neexistuje žádný program, který by se dal použít jako vodítko, může schůzka rychle vyletět z kolejí, protože lidé zaplní plán svými vlastními prioritami.

Mít před sebou plán slouží jako berlička, která vás v případě potřeby vrátí na správnou cestu. Umožňuje vám také obvinit čas a zastavit všechny nepodstatné rozhovory.

Moje schůzky jsou proslulé postranními tématy – mám rád víkendové historky a obrázky dětí všech, které dělají roztomilé věci (hlavně proto, že mám dvě vlastní). Můžeme však snadno ztratit ze zřetele náš cíl. Program jednání mě udržuje v poctivosti a dává všem vědět, čeho musíme dosáhnout.

2. Přerušujte zdvořile.

Někdy to nejde obejít. Je třeba přerušit a přesměrovat konverzaci. Pokud se vám podaří najít odbočku k obratu, je to skvělé, ale je více než pravděpodobné, že budete muset zasáhnout a připomenout všem, že je tu nějaký program jednání.

Strategie, která se mi v těchto situacích nejlépe osvědčuje, je altruismus. Zní to asi takto: „Hej, všichni, abychom měli jistotu, že nebudu plýtvat vaším časem a že nebudeme muset tuto schůzku přeložit, vraťme se k programu jednání.“

Lidé ocení zájem a budou více než ochotni se přeorientovat.

3. Buďte módně opoždění.

Tím, že přijdete pozdě, myslím posledního v místnosti (pokud nemusíte stát ve frontě na prezentaci). Dává členům čas na konverzaci a je to snadný způsob, jak přerušit diskusi a podělit se o svůj program a cíle schůze.

„Omlouvám se všem, mám trochu zpoždění. Slibuji však, že i tak skončíme včas. Přejděme rovnou k tomu, proč jsem vás sem všechny svolal.“

Být poslední se zdá být neintuitivní, ale pomůže vám to navodit pocit naléhavosti, díky kterému bude schůzka probíhat efektivně.

Je důležité vytvořit prostředí, ve kterém se všichni cítí dobře. Budování vztahu by však nemělo jít na úkor produktivity. Lidé si vás budou vážit za to, že máte vše pod kontrolou.