5 slov, díky nimž vaše e-maily vyznívají nerozhodně a rozmarně

„Jsem přesvědčen,“ říká Stephen King, „že u kořenů většiny špatně napsaných textů je strach.“

To platí zejména pro e-maily. Protože jsou slova v písemné podobě, a tudíž trvalá (nebo jak by řekl hrabě Rugen, pro potomstvo), bez přemýšlení – nebo ze zvyku – mnozí lidé přidávají do svých e-mailů upřesnění.

Což zní váhavě. Nejistý. Nerozhodný. Přáníčko. A změní to, co by mohlo být silným sdělením, v něco mnohem menšího.

Až budete příště psát e-mail, věnujte chvilku tomu, abyste změnili nebo vymazali následující slova:

„Přemýšlejte“

Zaměstnanec si všimne problému s kvalitou a požádá vás, abyste učinili rozhodnutí. Porovnejte tyto dvě odpovědi:

  • „Myslím, že bychom měli znovu projít tu objednávku.“
  • „Znovu proveďte tuto objednávku.“

Obojí vyjadřuje stejné základní sdělení: Myslíte si, že by se zakázka měla opakovat. Přidáním slova „myslím“ to vyznívá, jako by se o rozhodnutí dalo diskutovat. Nebo že si nejste jisti. Nebo se možná nenápadně snažíte získat podněty.

Nebo že se zajišťujete, protože se obáváte, že se budete mýlit.

Chcete znovu provést objednávku? Prostě to řekněte.

„Jen“

Jaká je vaše první reakce, když vám někdo napíše: „Potřebuji jen pět minut vašeho času“?? Pokud jste jako já, předpokládáte, že vás někdo prodá a že pět minut bude ve skutečnosti spíše dvacet.

Místo toho, aby žádost zněla rychle nebo jednoduše použitím slova „jen“, myslete raději jako obchodník. Vysvětlete výhody. Popište, co z toho má druhá osoba. Pomozte mi, abych s vámi chtěl strávit těch pět minut. Zkrátka, nesnažte se mě přesvědčit tím, jak dlouho — vysvětlujte proč.

Totéž platí pro žádosti nebo pokyny. Řeknete-li, že úkol „zabere jen pět minut“, zní to, jako byste se snažili zmírnit úder.

Místo snižování důležitosti psaním „jen“ dokažte důležitost tím, že vysvětlíte proč.

Nebo jednoduše vynecháním slova „jen“.

„Hádej“

Někdy opravdu hádáte. Předpověď prodeje je odhad. Předpokládaná míra odchodu je odhad. Bez ohledu na to, jak komplexní jsou podkladová data, cokoli, co se pokusíte předpovědět, je stále jen odhad.

I když napíšete „nejlepší odhad“, stále to zní měkce, jako byste čísla nebo výsledky tahali ze vzduchu.

Místo toho použijte projekci. Odhad. Předpověď. Výpočet. Dokonce i očekávání (které přirozeně způsobí, že ho lidé budou chtít splnit).

Zkrátka použijte slovo, které vyjadřuje, že jste zhodnotili minulost a současnost, abyste mohli předpovědět budoucnost.

Protože jinak opravdu jen hádáte.

„Potřebuji“

„Potřeba“ vyjadřuje důležitost a naléhavost – ale také závislost.

Lepší přístup? Nahraďte zdvořilým slovem. Místo „Potřebuji, abyste objednávku dokončil do konce dne“ napište „Prosím, dokončete objednávku do konce dne“.“ Nebo: „Předem děkujeme za vyřízení objednávky do konce dne.“

(Poznámka na okraj: Ukončení e-mailu slovy „předem děkuji“ je nejčastěji používanou větou, pokud jde o přimění lidí k odpovědi.)

„Velmi“

Uznávám, že některé věci jsou důležité … a ostatní jsou velmi důležité.

Ale napsat: „Je velmi důležité, aby vaše oddělení zlepšilo své výsledky v oblasti bezpečnosti … “ Zní to, jako byste se mě snažili přesvědčit.

Vynechejte zbytečná přídavná jména jako „velmi“, „vysoce“ nebo „extrémně“.“ Pokud máte pocit, že musíte zdůraznit závažnost, kritičnost nebo vážnost, použijte místo toho údaje a důvody.

Když chcete, aby se něco udělalo, zahrnutí několika přídavných jmen vás málokdy motivuje nebo inspiruje.

Sdílení logiky, která stojí za rozhodnutím nebo akcí – proměna směrnice ve společné poslání – rozhodně může.