5 slov, kterým je třeba se v e-mailu vyhnout

Tento článek se poprvé objevil na webu The Muse, který nabízí zajímavé pracovní příležitosti a odborné kariérní poradenství.

Je jen málo věcí, které jsou více frustrující než strávit hodiny psaním (a mazáním a přepisováním) dokonalého e-mailu o pěti větách – a pak nedostanete odpověď, kterou jste očekávali. Mysleli jste si, že váš nadřízený bude nadšený, ale místo toho zní, no, naštvaně.

Co se stalo? Odeslali jste zprávu ve špatnou dobu? Nevyjádřili jste svůj požadavek dostatečně jasně? Byl váš pozdrav příliš přátelský? Působil jsi špatným dojmem?

Překvapivě může jít o něco mnohem jednoduššího: pár slov. Slova, která se s velkou pravděpodobností vyskytují v e-mailu, který jste dnes již odeslali.

Nedávno jsem napsal článek o slovech, která v e-mailech působí špatným dojmem, a byl jsem šokován, kolik profesionálů (zejména zaměstnavatelů a personalistů) mi na Twitteru napsalo další návrhy, které bych do tohoto seznamu přidal.

Jaká byla nejčastější slova, která přinesli? Přečtěte si ’em a plakat.

1. Také

Přiznávám: Mám závislost na slově “také.” To’s dostala do bodu, kdy musím dělat speciální korekturu svých e-mailů, abych se ujistila, že jsem se v nich’t je v každé zprávě uvedli více než jednou. Použití “také” příliš často může působit, jako byste’přehnaně náročné, a pokud jste’Jste-li na konci všech těch akčních položek, může být rozhodování o tom, co řešit jako první, zdrcující.

Přechodníky jsou však pro e-maily nezbytné, tak co’s odesílatel e-mailu udělat? Mezi mé oblíbené alternativy patří “navíc,” “navíc,” “stavět na tom,” a “na jiném místě.”

2. Pravděpodobně

Podobně jako “snad” (o kterém jsem mluvil v jiném článku), toto slovo přidává určitou míru nejistoty k tomu, co jste’re říkat, když tam není’nemusí být.

Například místo toho, abyste poslali e-mail s textem, “Pravděpodobně bych to dnes mohl stihnout do 17:00 hod,” Buďte konkrétnější, pokud jde o termín. Vezměte si “pravděpodobně” zcela. Nebo, pokud jste’Jste si opravdu nejsem jistý, jestli’budete mít hotovo v termínu, dejte si nový termín nebo alespoň trochu více flexibility. Dokonce i když říkáš, že’bude provedeno “konce dnešního dne” nebo “Do zítřka, až přijdete do kanceláře” To zní mnohem jednodušeji než “pravděpodobně.” V nejhorším případě: Přeceníte potřebný čas a doručíte zboží dříve. V dějinách práce nikdo’s někdy stěžoval na to.

3. Zkusit to nebo zkusit

Yoda jednou řekl, “Dělat nebo nedělat, není žádný pokus,” a mělo dobrou pointu.

“Snažte se” nebo “snaží” spadá do stejné oblasti jako “pravděpodobně” v tom, že ne’nedávat najevo, že se cítíte jistí v tom, co děláte’re doing. Ve skutečnosti mě několik zaměstnavatelů, kteří na Twitteru upozornili na to, že když zaměstnanec použije některou z těchto frází, prostě předpokládají, že může’neudělat to, o co byl požádán, tečka.

Opravdu chcete, aby o vás váš šéf pochyboval kvůli jedinému slovu?? Dovolte mi, abych vám na to odpověděl: Ne. Až se příště přistihnete, že používáte “zkuste” v e-mailu, vyjměte je. Pokud jste’si opravdu nejste jisti, zda to zvládnete, zeptejte se sami sebe, proč – pokud to’s proto, že vám chybí důležité informace nebo konkrétní dovednosti, oslovte příslušné strany a zjistěte, co potřebujete získat nebo čeho musíte dosáhnout, abyste změnili svůj “zkuste” do “do.” Pokud to’s není možné, váš nadřízený to bude chtít vědět hned. Pokud vysvětlíte proč (příklad: “I don’t’nemají odbavení pro přístup k této sdílené jednotce”), pochopí to a buď vám pomůže překážku odstranit, nebo vám úkol prostě znovu přidělí.

4. Upřímně

Pokud by existovalo nějaké slovo, které by konkurovalo “doslova” pro nejčastěji nesprávně používaný termín, “upřímně” by bylo nahoře. Lidé ji do e-mailů sypou neustále jako výplň a po nějaké době začne snaha o projevení upřímnosti působit neautenticky -;jako byste se’re zasvěcovat někoho do velkého tajemství, které není’t vůbec tajemství.

Upřímně, vyškrtněte ji.

5. Přemýšlejte

Lidé neustále mluví o kvalifikačních frázích (“I’nejsem si jistý, zda je to dobrý nápad, ale…”), ale zdá se, že jedno z nich se objevuje často “Myslím, že…” Neměl jsem’o tomhle jsem nepřemýšlel, dokud mi to na Twitteru nenapsal jeden personalista, tak jsem prošel e-maily od svých zaměstnanců, abych zjistil, jestli je to pravda.

Jistě, bylo to tam. “Myslím, že bychom měli pokročit.” “Myslím, že bychom si měli sednout a promluvit si o tom.” “Myslím, že jsme’se blíží.” V několika e-mailech lidé použili tuto větu až třikrát v jednom odstavci. A i když jsem si všimla, že ho používají obě pohlaví, ženy měly tendenci psát spíše “Myslím, že” mnohem častěji.

Až se příště’posíláte zprávu, stačí upustit od “Myslím, že…” a podělte se o své názory. Koneckonců, pokud ten e-mail pochází od vás, od kohokoli, kdo vám ho pošle’re odeslání vám okamžitě přisoudí všechny myšlenky v něm obsažené!

Říká se, že méně je více, a já si upřímně myslím, že pravděpodobně snaha o zkrácení vašich e-mailů je také tou nejlepší cestou, jak jít. Vidíte, co jsem udělal?