5 způsobů, jak lépe zvládat termíny

Jediná věc, která mě štve víc než to, že někdo prošvihne termín něčeho, co mi dluží, je to, že se do termínu opozdím já sám. Pravidlem číslo jedna v podnikání je spolehlivost, a přesto se z nějakého důvodu zdá, že termíny přicházejí a odcházejí pro mnohé s velkou lehkostí.

Zmeškané termíny způsobují potíže všem zúčastněným. Vytvářejí stres pro tým a vrhají špatné světlo na pachatele. Zmeškáte dost termínů a může vás to stát klienty, postup a zisky. Nikdo nezná svět termínů tak dobře jako spisovatelé, proto vám přinášíme několik skvělých tipů od společnosti Inc.’s stable of deadline practitioners.

1. Použijte divadelní přístup.

Když jsem vystudoval divadlo, pracoval jsem na více než 150 inscenacích. Každá z těchto produkcí měla neoddiskutovatelný termín. V průběhu let jsem viděl, že se smlouvy prodlužují a termíny realizace se nestíhají, ale nikdy jsem nezažil, že by se výstava neuskutečnila v den premiéry. Nějak, nějak jsme tu práci dokončili. Jednou z technik bylo třídění kvality práce potřebné k dokončení úkolu. Zde je stručná stupnice:

Hotovo je dobré–Na této úrovni není kvalita primárním zájmem, takže to můžete udělat co nejlépe.

Pravidlo 20 stop–Nejsem nejlepší řemeslník, ale uměl bych stavět a malovat tak dobře, že by diváci mé nedokonalosti z dálky neviděli. Některé projekty musí mít dobrý obsah a komunikaci, ale nikdo se nebude rozčilovat nad gramatickou chybou tu či onde.

Dokonalý obrázek–To vyžaduje nejvyšší míru kontroly. Pouze několik situací, jako je medicína, inženýrství nebo údržba letadel, vyžaduje takovou míru soustředění. Ale když záleží na detailech, dopřejte si čas a prostředky, abyste to zvládli.

Jakmile znáte rozsah, můžete v průběhu projektu neustále přehodnocovat a přidělovat mu patřičnou energii a kontrolu potřebnou k tomu, abyste práci dokončili včas, ať se děje cokoli.

2. Začněte hned.

Znáte ten pocit hrůzy, když jste něco odkládali a odkládali a teď se vám zdá, že začít s tím je nemožné? Obraťte to: začněte hned od začátku. Ne zítra, ne příští týden, ale hned, jak se projektu ujmete. To buduje dynamiku, zbaví vás strachu a dá vám šanci zjistit, zda máte otázky, potřebujete více informací atd. Není nic horšího, než když den před termínem dokončení projektu někomu zavoláte a řeknete: „Hm . . . Myslím, že mi něco chybí,“ a tím dáváte příjemci najevo, že jeho úkol odkládáte na poslední chvíli. –Příručka majitele

Chcete si přečíst více od Jeffa? .

3. Udělejte, co je třeba.

Můj nejlepší tip, jak být přesný, je být připraven udělat cokoli, abyste stihli termín, když je to nutné. Jako profesionálnímu spisovateli řídí můj život do značné míry termíny. Někdy se stane, že i přes usilovnou práci na dodržení termínu nejsem úplně u konce, když do konce zbývá už jen den nebo dva. V takových případech si nažhavím kávovar a spálím půlnoční olej – pracuji přes noc a soustředím se na svůj úkol. Termín vždy dodržím (a pak si dlouze zdřímnu). –The Leadership Guy

Chcete si přečíst více od Petra? .

4. Počítejte s časem, aby to bylo hravé.

Pokud mě něco zpomaluje, je to stres. Může to potlačit mou kreativitu, zatemnit můj úsudek a zablokovat mou schopnost strukturovat projekt. Když se objeví potenciálně stresující projekty, vím, že k nim musím přistupovat s hravým přístupem, jinak budu čelit možnosti neúspěchu. A tak s procesem tvorby spojuji činnosti, které mě baví, například dlouhé procházky v lese. Během svých procházek mohu například formulovat svůj nový projev nebo vytvořit osnovu své příští hodiny. Zaznamenám nejdůležitější momenty a nechám si je později v kanceláři poskládat dohromady. Rád také vytvářím myšlenkové mapy, probírám své nápady s přáteli u sklenky vína a pracuji v jiném prostředí, například v hale místního hotelu nebo v nové kavárně. –Úspěšný sólista

Chcete si přečíst více od Marly? .

5. Naplánujte si čas na skluz a recenze na vysoké úrovni.

Každý projektový manažer ví, že časový plán projektu roste, aby se dodržel časový limit. Abych měl jistotu, že položky budou dodány včas, plánuji termín, který je týden před skutečným datem, kdy daný výstup potřebuji, s řadou recenzí k podpisu během tohoto týdne. Tento čas navíc vám umožní upravit a doladit, pokud vám něco nesedí. Pokud se nějaký výstup dostane do skluzu po termínu, vím, že mohu požádat o rychlejší provedení revize, abych to napravil/a. Kdykoli je to možné, udělám z recenzenta (recenzentů) někoho, kdo je v organizaci výše postavený, aby měl větší pocit naléhavosti ohledně dodržení plánovaného termínu. Když je nějaký výstup obzvlášť důležitý, naplánuji si s recenzenty předem konkrétní čas. Tým ví, že nemůžeme zmeškat kontrolní okno bez povšimnutí a bez následků. –Lean Forward

Chcete si přečíst více od Erica? .