5 způsobů, jak spravovat e-mail jako milionář

Možná existují tisíce různých způsobů, jak se stát milionářem, ale nemyslete si, že to znamená, že nesmírně úspěšní lidé jsou stejně divoce odlišní jako cesty, kterými se k bohatství dostali. Podle řady odborníků sice nejbohatší lidé světa vyrostli v různých odvětvích a používají různé obchodní strategie, ale většina z nich má několik společných základních rysů.

Jaké jsou tyto návyky a chování? Na serveru Inc jsme se jich věnovali spoustě.com dříve, ale jedna zvláštnost milionářského přístupu k životu zůstala neprozkoumána – jakým způsobem spravují elektronickou poštu.

Pokud si myslíte, že vaše přetížení doručené pošty je špatné, představte si, kolik zpráv musí zvládat milionáři. Podle autora Kevina Kruseho se však superúspěšní lidé navzdory jistě šílenému množství e-mailů nestresují svou poštovní schránkou (a není to jen díky armádě asistentů, kteří zpracovávají příchozí poštu).

V rámci výzkumu pro svou novou knihu, 15 tajemství, která úspěšní lidé znají v oblasti řízení času, Kruse vyzpovídal více než 200 milionářů a zjistil, že k e-mailu přistupují pozoruhodně konzistentně. V nedávném příspěvku na médiu Medium shrnuje e-mailovou moudrost milionářů do pěti základních zásad. Zde jsou základní informace:

1. Už žádné newslettery

„Opravdu se musíte přihlásit k odběru všech těch bleskových nabídek dne?? Tyto virální clickbaitové „zpravodajské“ titulky? Nedávejte společnostem povolení zasahovat do vašeho dne,“ píše Kruse. Pokud chcete posílat e-maily jako milionáři, navrhuje vám, abyste zamířili na stránky www.Rozbalit.mě a vyřadit co nejvíce odběrů. A pokud si jich opravdu potřebujete několik ponechat, „používejte pro ně sekundární e-mailovou adresu a naplánujte si čas mimo pracovní dobu, abyste si je mohli přečíst všechny najednou,“ doporučuje.

2. Vypněte oznámení

Když potřebujete někoho opravdu naléhavě zastihnout, zavoláte mu. E-mail tedy z definice vždy může chvíli počkat. Proto milionáři nemají čas na zvonící oznámení. Kruse k tomuto tématu nabízí silná slova: „Nechat si posílat e-mailová oznámení je hřích. Oznámení narušují vaši koncentraci, pracovní sprinty a schopnost být přítomný a pozorný během schůzek a rozhovorů. Ať už máte zvukové cinkání, vibrace telefonu nebo malé okénko, které se objevuje s každým novým e-mailem – vypněte ho.“

3. Přemýšlejte, než přepošlete nebo CC

Klíčovým krokem ke kontrole toho, co vám přichází do schránky, je více přemýšlet o tom, co odchází. Milionáři znají tuto jednoduchou pravdu: „Když budete posílat méně e-mailů, budete také méně e-mailů dostávat.“ Pokud se vám podaří poslat méně e-mailů, budete také méně e-mailů dostávat.“

4. Buďte superkrátcí

Možná jste slyšeli o nechvalně proslulých e-mailech Jeffa Bezose, které obsahují pouze otazník. Není jediným superúspěšným člověkem, který věří v extrémní stručnost, pokud jde o psaní zpráv. Zde je to, co řekl Kruseovi generální ředitel společnosti Hootsuite Ryan Holmes: „Udržujte e-maily krátké a sladké. V průběhu let jsem se naučil psát e-maily o třech větách, vynechat zbytečnosti a ponechat si jen to nejpodstatnější. Šetří to můj čas a šetří to čas čtenářů.“

5. Zpracujte e-mail pomocí „čtyř D

Pokaždé, když otevřete e-mail, zeptejte se sami sebe: „Mám to smazat, delegovat, udělat s tím něco do pěti minut nebo odložit na později?“?‘

Základním smyslem tohoto cvičení je zabránit tomu, aby vám e-mail opakovaně odváděl den na vedlejší kolej. Pokud má odpověď na zprávu trvat déle než několik minut, nepřerušujte své soustředění, abyste na ni hned odpověděli. „Ultraproduktivní lidé nereagují na e-maily prostřednictvím neustálých kontrolních hlášení,“ trvá na svém Kruse. Místo toho si každý den naplánují několik krátkých časových bloků, které věnují zpracování e-mailů.