5 způsobů, jak zachránit schůzku, která'se strašně, ale strašně nepovedla

Byli jste požádáni, abyste vedli nový projekt, na kterém se podílejí kolegové z různých oddělení. A protože se musíte rychle rozběhnout, potřebujete, aby všichni byli na stejné vlně, aby se členové týmu mohli rozhoupat k akci.

Ale hned na první schůzce máte pocit, že pasete kočky. Lidé mají na dané téma velmi rozdílné názory. Nabízí se spousta nápadů, ale ty nápady jsou všude možně. Jeden z kolegů se snaží převzít. Dva další jako by se odhlásili a zabořili nos do svých chytrých telefonů.

Po dvaceti minutách vás přepadne nepříjemný pocit, že se vám dělá špatně. Přemýšlíte: ‚Nedělám něco špatně? Mám vést toto úsilí, ale nedosahujeme žádného pokroku.‘

Špatnou zprávou je, že můžete být částečně zodpovědní za debakl, pokud jste předem nevytvořili silný rámec.

Ale to si necháme na jindy; pomoc potřebujete právě teď. Zde je tedy pět věcí, které je třeba udělat, když si uvědomíte, že se schůzka chystá vybočit z kolejí:

  • Vyhlaste si oddechový čas. Teď není čas na to, abyste se tvářili statečně. Musíte uznat, že schůzka nefunguje, a hodláte korigovat její průběh.
  • Znovu formulujte cíle–jak pro schůzku, tak pro celý projekt. Mnohokrát se účastníci vymknou kontrole, když ztratí ze zřetele, čeho se snažíte dosáhnout. Přiveďte všechny zpět a pomozte týmu představit si jasné cíle.
  • Vyjasněte si role. Připomeňte účastníkům, že výsledek patří vám – že jste zodpovědní za úspěch tohoto úsilí. A jsou za to zodpovědní . . . cokoli, co od nich potřebujete. Působte jako odborníci na danou problematiku? Brainstorming nápadů? Nastolte problémy? Teď je čas připomenout lidem, proč tam jsou.
  • Změňte dynamiku. Energie v místnosti nebyla produktivní, takže je čas přejít na jinou facilitační metodu. Pokud jste se scházeli jako skupina, zkuste malé rozdělovací týmy. Pokud jste prezentovali, přesuňte se k tabuli a začněte generovat nápady. Změnou způsobu vedení schůzky můžete lidem pomoci soustředit se.
  • Když všechno ostatní selže, Vytřepejte z členů týmu hlouposti. Je čas obrátit se na mistra zábavy Raffiho, který ví, že někdy se všichni musí zvednout ze židlí a uvolnit napětí. Zde jsou dva účinné způsoby, jak usměrnit energii účastníků:
    • BMW. Pokud je problém v tom, že jsou lidé úzkostní nebo frustrovaní, proveďte rychlé cvičení BMW (bitch, moan and whine). Rozdejte účastníkům lepicí papírky a nechte je napsat co nejvíce stížností nebo obav týkajících se daného tématu, které je napadnou. Vyvěste je všechny a dohodněte se, že se budete zabývat dvěma nebo třemi, zbytek nechte být.
    • Každý bláznivý nápad. Co kdyby neexistovala žádná omezení a my mohli problém vyřešit, jakkoli bychom chtěli? Rozdělte se do týmů po dvou nebo třech a požádejte účastníky, aby se vyřádili. Když se s vámi podělí o své nápady, diskutujte o tom, které jejich prvky by se daly aplikovat na praktická řešení.

    I když je vaše schůzka v problémech, můžete ji zachránit. Zastavte se, nadechněte se a převezměte kontrolu.