6 klíčů k úspěšné virtuální schůzce

Po téměř třech letech setkávání s lidmi prostřednictvím videokonferencí jsem dospěl k jednomu závěru: příliš mnoho schůzek odčerpává tolik emocionální energie, že jsou spíše součástí problému než jeho řešením. Příliš mnoho schůzek vyčerpává energii, protože se konají ze zvyku a chybí jim jasný a přesvědčivý cíl.

Před pandemií jsem se účastnil mnoha porad, které byly podobně vyčerpávající – pandemie však přinesla nové výzvy pro efektivní porady.

Jak se tak? Na rozdíl od osobních schůzek je neformální žertování, které předchází virtuálním schůzkám, často trapné, každý účastník riskuje, že ho při hovoru rozptýlí pohled na jeho obraz na kameře, a pokud je schůzka nahrávána, účastníci omezují to, co říkají.

Dobrou zprávou je, že některé schůzky fungují. Například začátkem tohoto měsíce mi moje manažerka řekla, že se doslechla, že schůzka, kterou jsem vedl, dodala lidem energii, protože se zapojili do produktivní a hluboké diskuse o tom, jak zlepšit fungování organizace.

Zde je šest věcí, které mohou vedoucí podniků udělat, aby jejich virtuální schůzky byly efektivnější.

1. Zapojte do schůzky lidi, které budou témata schůzky zajímat nejvíce.

Pro vedoucí pracovníky je vždy těžké rozhodnout, koho na schůzku pozvat a koho vynechat. Obecně platí, že pokud někoho vynecháte, hrozí, že nebude souhlasit s jakýmkoli rozhodnutím, ke kterému dospějí pozvaní účastníci schůzky. Na druhou stranu, pokud pozvete lidi, kterým na výsledku příliš nezáleží, zpomalíte rozhodování.

Abyste tento problém vyřešili, měli by vedoucí pracovníci zvát pouze lidi, kterých se rozhodnutí v krátkodobém až střednědobém horizontu nejvíce dotkne. Pokud pořádáte schůzku za účelem řešení konkrétních problémů, má smysl pozvat ty, kterým bude nejvíce záležet na tom, aby se dospělo ke správnému řešení.

Ve skutečnosti se na rozhodnutí, které by mohlo vzejít z takové schůzky, nedívám jako na konečné, ale spíše jako na experiment, jehož výsledkem bude poznání toho, co se osvědčilo a co je třeba zlepšit.

2. Před schůzkou se dohodněte na důležitých problémech, které bude mít za cíl vyřešit.

Vedoucí by měli naslouchat ostatním členům organizace, aby zjistili nejnaléhavější problémy, kterým organizace čelí. Vedoucí by měl tyto problémy formulovat jako body programu schůze, několik dní předem je sdělit účastníkům schůze a poskytnout jim ke každému tématu relevantní základní informace.

Nejdůležitější je, aby se vedoucí zeptal účastníků schůzky, zda souhlasí s navrženými tématy schůzky, nebo zda by některá témata vyškrtli a/nebo přidali nová. Pokud s tím účastníci schůzky souhlasí, měli byste den nebo dva před schůzkou rozeslat časový program schůzky.

3. Začněte tím, že si vyslechnete, jak se lidé cítí.

Při schůzce prostřednictvím videokonference by podle mého názoru měl vedoucí vyzvat každého účastníka schůzky, aby se v několika minutách podělil o to, jak se cítí a co se mu dařilo nebo nedařilo. Takový postup lidi naladí na řešení společných problémů, které jsou na programu schůzky.

4. Povzbudit každého účastníka, aby plně vyjádřil své názory.

Zúčastnil jsem se schůzek, kde vedoucí představil seznam rozhodnutí, která chce, aby všichni ostatní schválili. Domnívám se, že tento přístup spíše vybízí k silnému nesouhlasu nebo tichému odporu než k efektivnímu řešení problémů.

Vedoucí mohou dosáhnout promyšlenějších výsledků tím, že každého účastníka schůzky vyzvou, aby popsal svůj pohled na problém, představil svá řešení a vyzdvihl jejich přínosy. Vedoucí by měli odolat nutkání přerušit každého řečníka. Místo toho by měli naslouchat a případně klást upřesňující otázky.

5. Hlídejte čas, aby schůzka pokryla témata a skončila včas.

Lidé rádi vědí, kdy má schůzka skončit, a očekávají, že vedoucí skončí včas. Jedním ze způsobů, jak povzbudit řečníky ke stručnosti, je zasáhnout a připomenout všem, kolik času zbývá do začátku dalšího bodu programu. Pokud se budete držet časového plánu, téměř jistě se vám nepodaří na schůzce dospět k rozhodnutí.

6. Nevnucujte rozhodnutí – vytvořte offline fórum pro sdílení řešení a dosažení dohody.

Moje řešení tohoto problému spočívá ve sdílení listu Google se všemi účastníky po schůzce, který jim dává prostor pro popis jejich návrhu řešení problémů diskutovaných během schůzky.

Vedoucí pracovník se může podívat na návrhy jednotlivých osob, pokusit se určit návrh, který bude s největší pravděpodobností přijatelný pro všechny, a zeptat se těch, kteří tento návrh nesdíleli, zda by zvážili, zda s ním souhlasí. Pokud ano, může skupina dospět k rozhodnutí. Pokud se tak nestane, může vedoucí navrhnout další schůzku k dalšímu zkoumání společného řešení.

Postupujte podle těchto šesti kroků pro efektivnější schůzky.