6 skvělých důvodů, proč přestat pořádat schůzky

Poznáte tuto scénu? Je pondělí ráno. Polovina týmu se na vaši týdenní týmovou poradu do konferenční místnosti zatoulala pozdě. Někteří lidé hltají kávu, aby zůstali vzhůru, nebo kradmo koukají do telefonu. Mnozí dělají obojí. Schůzka začne a vy zjistíte, že nemá žádný program ani skutečný cíl. Schůzka se koná, protože v pondělí ráno vždycky nějaká byla.

V některých organizacích jsou nejlepší schůzky ty, které se zruší. V konečném důsledku by byly neproduktivním plýtváním časem všech. Ve skutečnosti vedoucí pracovníci považují 67 % svých schůzek za neúspěšné. Schůzky však přetrvávají – 25 milionů denně v USA.S. sám – protože to je to, co firmy dělají. Scházejí se.

V Aha! my k tomu přistupujeme jinak. Snažíme se eliminovat schůzky, kdykoli to jde. U těch několika málo schůzek, které máme, má každá svůj účel a stanovený čas. Například každý pátek se celá společnost schází na hodinovém videohovoru. Každý tým (např.g. Marketing) se podělí o aktuální informace o svém týdenním pokroku v plnění kvantifikovatelných cílů a já poskytnu aktuální informace o případných dalších firemních novinkách.

Pořádáme také dvě osobní schůzky celé společnosti ročně. Těmto setkáním říkáme „onsites“, na kterých probíráme naši širší strategii a pokrok při plnění našich cílů. Jsou pro nás „onsites“, protože jsme zcela distribuovaný tým.

Pravděpodobně byste se rádi setkávali méně, kdybyste mohli, a nechcete nikoho připravovat o čas, když se setkáte. Použijte tedy tento kontrolní seznam, abyste zjistili, zda odvolat další schůzku, kterou jste zvažovali naplánovat (nebo na kterou jste byli pozváni):

Je stanoven cíl schůzky?

Pokud nedokážete určit, jakého cíle chcete vlastně dosáhnout, je možné, že se scházíte pouze pro schůzku (a to není dostatečně dobrý důvod pro konání schůzky). Měli byste být schopni jednou větou popsat, čeho chcete do konce schůzky dosáhnout.

Existuje program jednání?

Pokud jste si neudělali čas na promyšlení, sepište si, o čem se bude jednat a o čem je třeba rozhodnout, a podělte se o to s ostatními, jinak se vaše porada může zvrtnout nechtěným směrem a být pro všechny neproduktivní.

Dostanou ostatní příležitost promluvit?

Nejlepší schůzky jsou dynamické a podporují aktivní účast všech zúčastněných. Pokud však obvykle mluvíte jen vy, můžete stejné informace sdělit efektivněji prostřednictvím e-mailu nebo skupinového chatu.

Zvážili jste náklady?

I když využijete vlastní konferenční místnost, schůzka není zadarmo. Pokud se tedy chystáte svůj tým odtrhnout od práce byť jen na hodinu, ujistěte se, že má každý člověk dobrý důvod tam být.

Může se zúčastnit většina účastníků?

Zeptejte se sami sebe, zda se schůzky zúčastní ti správní lidé, abyste mohli dosáhnout svého cíle a přijmout rozhodnutí, pokud je to nutné. Pokud bude mnoho klíčových účastníků mimo kancelář, můžete schůzku rovnou odložit.

Dokážete dodržet stanovený časový rámec?

Včasný začátek a konec v předem stanovený čas dává všem pádný důvod, aby zůstali u úkolu — čím kratší, tím lepší. Pokud však vaše schůzky začínají pozdě a trvají věčně, nebudou produktivní.

Pokud jste na většinu těchto otázek odpověděli „ne“, pravděpodobně můžete příští schůzku odvolat, dokud nebudete lépe připraveni.

Velká setkání nejsou zadarmo. Vyžadují plánování a disciplínu. Setkání není monologem, účastníci se zapojují do diskuse a pozitivně přispívají. Věřím, že schůze jsou důležitým, mocným nástrojem — a ještě účinnějším, když se používají jen v případě potřeby.

Naplánujte si tedy, že svou příští schůzku budete brát vážně, a použijte tento kontrolní seznam, abyste zajistili, že bude produktivní a bude stát za to pro všechny členy vašeho týmu. A přestaňte chodit na ty, které nejsou.