6 zásad pro sdělování silné vize změny

Jako příslušník námořnictva SEAL byla efektivní komunikace základem úspěchu v chaotickém prostředí. Stejně tak, když čelíte nevyhnutelným adaptačním výzvám, s nimiž se organizace setkává v průběhu svého životního cyklu, může být komunikace buď katalyzátorem úspěchu, nebo nejhorším dílem skládačky.

Vytvoření, definování a sdělování vize transformace organizace je složitý proces a jeho správné zvládnutí vyžaduje značné množství času a zdrojů. Když se to udělá špatně, téměř vždy to odsoudí snahu o změnu k neúspěchu.

Jak již bylo zmíněno v předchozím článku tohoto týdne, prvním krokem, když se vydáte do kalných vod změny, je vytvořit silnou vůdčí koalici, nebo chcete-li transformační pracovní skupinu. Tento tým musí zahrnovat vedoucí pracovníky, klíčové manažery a další členy týmu, kteří patří k nejrespektovanějším ve firmě a jsou známí tím, že přijímají změny.

Bez ohledu na zapojené členy týmu nebyla žádná úspěšná a trvalá organizační změna provedena bez působivé, stručné a proveditelné vize. Pracovní skupina pro transformaci se musí podílet na vypracování této vize změny, musí se ztotožnit s jejím výsledkem a musí být schopna ji různými způsoby formulovat ostatním členům organizace.

Řekněme například, že společnost poskytující IT služby má nový transformační cíl snížit náklady a zároveň v příštích dvou letech výrazně zlepšit udržení zákazníků a zaměstnanců. Není to snadný úkol, zvláště když se takové věci dělají v tandemu. Většina velkých vizí organizační změny je však zároveň vznešená a proveditelná. Nesmí být příliš vzdálené od dosahu, aby jim někdo věřil, ale zároveň nesmí být natolik přízemní, aby nikoho nenadchly výsledkem.

Existuje šest základních principů, které musí organizace, vedoucí pracovníci a osoby zapojené do pracovní skupiny pro transformaci přijmout v průběhu celého procesu.

1. Jednoduchost

Vize změny musí mít mnoho podob a musíte být schopni ji sdělit v krátké i dlouhé formě. Pokud nedokážete během pěti minut nebo kratší doby zformulovat silnou vizi, které posluchač porozumí a dokáže si představit výsledek, musíte se vrátit k rýsovacímu prknu.

Viděl jsem, jak to jde stranou, když tým vedoucích pracovníků investuje mnoho hodin do vypracování skvělé vize, která bude v souladu s pevným plánem útoku, ale pak předpokládá, že tuto vizi dokáže sdělit během pěti nebo deseti minut na firemní poradě. Pokud trvá dlouho vypracovat vizi změny, bude také dlouho trvat, než ji sdělíte, dokud se nevstřebá. Udržujte jednoduchost a naplánujte si, že budete komunikovat nadměrně.

2. Autenticita

Autenticita začíná u vedoucího týmu, který má za sebou dobré výsledky, a u kultury založené na důvěře a odpovědnosti. Bez těchto základních prvků vás čeká delší cesta. Žádný tým vedoucích pracovníků ani společnost nejsou dokonalé, takže pokud jsou výsledky trochu zmatené, je to v pořádku.

Silná vize, po níž následují okamžité kroky, chování v souladu s novou vizí a následné kroky, jsou skvělým způsobem, jak obnovit důvěru. Autenticita je také nastolena, když je vize v souladu s firemní kulturou a hodnotami, a to i v případě, že součástí této vize je zlepšení kultury.

3. Více kanálů

Jak jsem se již dotkl dříve, komunikace vize změny musí probíhat včas, často a všemi možnými prostředky. Ale buďte opatrní. Přílišné sdělování špatné nebo nesouladné vize prostřednictvím mnoha kanálů by bylo škodlivé. Nejdříve věnujte čas správné přípravě a shromážděte zpětnou vazbu, abyste měli co nejvíce úvah.

Skvělými kanály jsou firemní zpravodaj, intranet, celopodnikové schůzky, plakáty v odpočívárně, individuální schůzky a prostě staré dobré neformální rozhovory. Vyšší vedoucí pracovníci, manažeři a členové transformační pracovní skupiny by si měli během rozhovorů a schůzek najít tři až čtyři příležitosti denně, aby do nich vpletli příběhy a příklady toho, jak se vize realizuje – a může se realizovat.

4. Opakování

Opakujte. Opakujte. Opakujte. Využívejte kanály a každou příležitost k destilaci a sdělování důležitých informací o pokroku v průběhu celého procesu, zejména pokud se strategie v průběhu procesu upravují.

Zjistil jsem, že přílišné opakování, ačkoli se může zdát, že jste otravní, je jediným způsobem, jak dosáhnout toho, aby se transformační vize vžila. Pokud se pravidelně opakuje a je podpořena cíleným vyprávěním příběhů a veřejným uznáním pro první osvojitele, má dobře míněná vize mnohem větší sklon k úspěšnému a rychlejšímu zavádění. A je pravděpodobné, že budete mít podporu a pomoc více lidí. Možná dokonce všichni.

5. Konzistentní chování

To nemohu dostatečně zdůraznit a rozhodně to musí začít nahoře. Vraťme se k příkladu společnosti poskytující IT služby. Její vizí je snížit náklady a zlepšit udržení zákazníků a zaměstnanců, což je složitý úkol, protože zlepšení udržení zákazníků a zaměstnanců může často vyžadovat tvrdé nákladové investice.

Snižování nákladů nemůže zahrnovat pouze propouštění a omezování zdrojů – to může rychle vést ke zvýšení fluktuace zákazníků, nikoliv k jejímu snížení. Přitom někdy je to prostě realita. Snižování nákladů musí být zvažováno na všech úrovních. Pokud se vrcholoví manažeři budou stále povalovat v přepychu, létat v soukromých tryskáčích a brát představenstvo na opulentní golfové výlety, nikdo nebude nadále věřit ve vizi. A to je jen jeden příklad. Chování, zejména těch nahoře, musí ztělesňovat novou vizi na bojišti i mimo něj.

6. Zpětná vazba

Jak již bylo zmíněno, při vytváření nové vize změny by měla být shromažďována zpětná vazba. Je však také třeba ji sbírat v průběhu celého procesu, zejména od vojáků v první linii. Komunikace musí být podporována, a to jak shora dolů, tak zdola nahoru.

„Jak si myslíte, že se nám daří zavádět novou vizi??“

„Rezonují s vámi rychlá vítězství, která jsme stanovili??“

„Jsme z vašeho pohledu stále na správné cestě?? Pokud ne, jaké úpravy je třeba provést?“

Efektivní komunikace je důležitým prvkem každého vysoce výkonného týmu nebo zdravého vztahu. Udržujte ji jednoduchou, věrohodnou a autentickou a využívejte mnoho kanálů. Ujistěte se, že chování odpovídá vizi, a získejte zpětnou vazbu v průběhu realizace!