Flákání brzdí vaši komunikaci. Tady'je, co dělat místo toho

V den, kdy můj tým začal poprvé používat Slack, jsem okamžitě pocítil úlevu v hrudi – a ve své schránce. Naléhavé záležitosti už nebyly pohřbeny pod mořem spamu nebo jednoduchých žádostí, ani se můj rozvrh okamžitě nezaplnil nesmyslnými patnáctiminutovými schůzkami. Nastala nová éra přímé, okamžité komunikace a já jsem nemohl být nadšenější.

Stejně jako všechny nové nablýskané obchodní nástroje však i Slack má svá omezení, pokud jde o to, jak přínosný může být pro vaši firmu. Byla to lekce, kterou jsem se musel naučit: to, že může být pohodlnější poslat vašemu týmu zprávu na Slack a získat okamžité uspokojení z okamžitých zkrácených odpovědí, neznamená, že je to nejefektivnější forma komunikace ve všech situacích.

Nejste si jisti, kdy zpráva na Slacku nebude stačit? Zde jsou čtyři situace, kdy používání služby Slack nebo zasílání rychlých zpráv stojí vaši firmu hodně času, a jak můžete využít alternativní způsoby komunikace, abyste lépe posloužili svému týmu.

1. Pokud jde o více než odstavec, zvedněte telefon.

Ve své nejjednodušší podobě má Slack sloužit k úspoře času. Namísto ztrácení času chozením na druhou stranu kanceláře nebo plánováním času na krátký telefonát se vzdáleným týmem mohou zaměstnanci využít platformu k efektivnímu odesílání rychlých kousků komunikace.

Ústní komunikace je však často mnohem rychlejší než psaní všech myšlenek na klávesnici (ano, i pro ty kouzelníky, kteří dokáží napsat 120 slov za minutu). Když to, co se snažíte sdělit, nelze říct v méně než třech větách, je čas vypnout Slack a zvednout telefon.

Zavedení praxe krátkých pětiminutových rozhovorů ve vašem týmu je skvělým způsobem, jak vysvětlit složitější myšlenky a přejít na efektivnější komunikační postupy.

2. Brainstormujte vždy tváří v tvář.

Instant messaging je skvělý na spoustu věcí – ať už jde o rychlou kontrolu stavu projektu, potvrzení termínů nebo posílání vtipných GIFů vašemu parťákovi na pracovišti. Pokud však jde o brainstorming, Slack a rychlé zprávy rozhodně zaostávají.

Jistě, vaši zaměstnanci s digitálním vzděláním se mohou cítit vrozeně pohodlně při komunikaci výhradně prostřednictvím Slacku a IM, ale brainstorming vyžaduje schopnost odrážet nápady od ostatních, což je něco, čeho rychle se posouvající řetězec Slacku prostě nemůže dosáhnout. V případě pochybností volte osobní schůzku nebo videokonferenci, kdykoli je to možné.

3. Udělejte si čas na osobní kritiku nebo zpětnou vazbu.

Každý vedoucí pracovník zná náročnost poskytování kritické zpětné vazby. I po letech, kdy jsem majitelem firmy, se stále přistihuji, jak si pohrávám s myšlenkou poslat zprávu na Slack nebo e-mail s kritikou, místo abych se potýkal s nepříjemným sdělováním negativní zpětné vazby osobně.

Přesto není třeba být obchodním géniem, aby člověk poznal, že to nikomu neprospívá. Vedení kritických rozhovorů o výkonu je klíčové pro to, abyste zaměstnance poznali a měli pocit, že si jich vážíte a že jsou součástí konverzace.

V rychlých zprávách dochází neustále k nesprávné interpretaci věcí. Raději se smiřte s tím, že budete vést náročné rozhovory tváří v tvář (nebo u vzdálených zaměstnanců z obrazovky na obrazovku), než abyste riskovali, že se něco ztratí v překladu.

4. E-mail není mrtvý, zejména při práci s malými týmy.

Kolikrát za den vám přijde oznámení na Slack, abyste si uvědomili, že nemá nic společného s vámi ani s vaší prací? Výhodou Slacku je, že můžete okamžitě oslovit celý tým s nejnovějšími a nejlepšími informacemi – nicméně ne vždy je to nejlepší využití času všech lidí.

Věci, které se netýkají celého týmu, si nechte mimo týmové kanály Slacku a při projednávání větších problémů, které budou vyžadovat složitější kritické myšlení, zvolte raději e-mail. Ušetří vám to práci s procházením rychle odeslaných zpráv ve službě Slack a také to váš tým ochrání před nutností třídit zprávy, které nemusí být relevantní.