Zaměstnanec pokračuje v dlouhé pracovní době, i když jsem ho požádal, aby přestal pracovat

Inc.com Alison Greenová odpovídá na otázky týkající se problémů na pracovišti a v oblasti řízení – vše od Jak se vypořádat s mikromanagementem šéfa na to, jak si promluvit s někým z vašeho týmu o tělesném zápachu.

Čtenář se ptá:

Jeden z mých zaměstnanců, kterého řídím, je velmi pracovitý, spolehlivý a práci vždy odvede. Má ve firmě skvělou pověst a všichni se na něj obracejí přímo s žádostí o pomoc s projekty (což byl případ, kdy jsem nastoupil, a donedávna to dobře fungovalo).

V posledních několika měsících však zůstává dlouho do noci a mluví o tom způsobem, který mě znepokojuje. Často ho slyším říkat věci jako: „Dneska tu budu až do půl desáté večer, takže jeden úkol navíc nebude vadit“ nebo „Byl jsem tu do osmi a pořád to není hotové“.“

Jako jeho nadřízený jsem se na začátku cítil povinen zjistit, odkud tyto úkoly pocházejí a co mu mohu vzít z talíře. Pokaždé, když jsme se sešli, rozhodli jsme o plánu, jak něco přeřadit, nebo jsem někoho oslovil s dotazem, zda by se časový plán nedal posunout apod. Pak, asi o den později, by se vrátil k tomu, že zůstane dlouho do noci. Zrovna včera mi poslal vzkaz, ve kterém stálo: „Podívejte se na časový údaj na tomto e-mailu – byl jsem tady do 22.00 hodin.m.“

Je frustrující, když se chlubí svými přesčasy, protože mi nepomáhá s tím nic dělat. Zdá se, že máme nějaký plán, a pak z něj sejde. V tuto chvíli mám pocit, že jen chce, abych se cítila provinile nebo špatně kvůli němu. (Nemá nárok na proplacení přesčasů.)

Domnívám se, že problémem je neefektivní řízení času a úkolů. Má tým, který řídí a který dělá designové práce pro celou společnost, a někdy přijdou požadavky, které je třeba odmítnout, nebo dát realističtější termín dokončení. Chce se zavděčit všem, což u tohoto typu práce prostě není reálné. Dalším problémem je, že tato pracovní zátěž je nekonzistentní – někdy jsme bombardováni požadavky, jindy je to velmi pomalé.

Neustále se snažím ptát, jak mu mohu pomoci, ale myslím, že poslední možností by bylo, aby všechny jeho úkoly šly přes mě. Nerad ho okrádám o svobodu řídit své úkoly, ale součástí mé role (jak věřím) je pomáhat mu zvládat práci v rámci 40hodinového pracovního týdne. Jakákoli rada?

Zelený odpovídá:

Jste si naprosto jisti, že se jedná o práci a time management, a ne jen o to, co je skutečně nutné k dokončení práce? Pokud se jedná o druhou možnost a vy ji řešíte jako první, dobrého zaměstnance frustrujete a demoralizujete. Než to tedy začnete řešit, ujistěte se, že to skutečně není logická a svědomitá reakce na pracovní zátěž.

Ale za předpokladu, že jste si jisti, že opravdu nemusí pracovat tolik hodin, sedněte si s ním a řekněte mu toto: „Bobe, je pro mě důležité, abychom našli způsob, jak řídit tvou pracovní zátěž, který ti umožní pracovat přiměřenou dobu – to znamená 40 hodin týdně po většinu týdnů. Už jsme o tom mluvili a stanovili si plány, ale pak se nezdálo, že by to problém vyřešilo. Co se děje?“

Pravděpodobně řekne, že jeho pracovní zátěž se prostě nedá zvládnout za 40 hodin týdně a že nemá jinou možnost než pracovat všechny ty hodiny navíc.

Pak můžete říct toto: „Jsem odhodlán snížit tvé pracovní zatížení na průměrných 40 hodin týdně. Ale to znamená, že potřebujeme lepší systém pro vyřizování nových žádostí. Chtěla bych, abychom se dohodli, kdy má smysl požadavek odsunout nebo dát delší termín, abyste nepracovali takové hodiny, a já vás plně podpořím ve stanovení těchto hranic. Navrhuji, abychom udělali kroky A, B a C, abychom to vyřešili. Jsem otevřená i dalším nápadům, pokud bys preferovala jiný přístup. Plán by však neměl spočívat v tom, že prostě budete pracovat dlouho do večera, abyste vše stihli. To je neudržitelné a rád bych si vás udržel po dlouhou dobu, aniž byste vyhořel. Pojďme tedy vymyslet, jak to uděláme.“

Jakmile budete mít plán, buďte realističtí, pokud jde o jeho dosavadní zkušenosti s tím, že s takovými plány souhlasí a nedodržuje je. Řekněte mu: „Vím, že jsme se v minulosti na něčem takovém dohodli a nakonec to nedopadlo dobře. Můžeme se dohodnout, že se na mě obrátíte, pokud se vám to začne zdát nepraktické dodržet nebo pokud se objeví jiné důvody, proč se vaše hodiny začnou opět zvyšovat?“ Pravděpodobně řekne ano, a pak byste měli říct: „Budu s tím počítat.“

Pak se mu ozvěte o několik dní později: „Jak pokračuje plán na zvládnutí vaší pracovní zátěže??“ Pokud se dozvíte, že se jeho pracovní doba opět zvyšuje, pomozte mu vymyslet, co udělat jinak. To vám pomůže potvrdit, že to myslíte vážně. Od té chvíle ho kontrolujte – třeba každý týden, dokud si nevytvoří nový vzorec.

A pokud ho znovu uslyšíte stěžovat si na pracovní dobu, hned si s ním sedněte a řekněte mu: „Bobe, když jsme o tom mluvili naposledy, opravdu jsem jasně řekl, že chci, abys za mnou aktivně přišel, pokud se tvoje pracovní doba opět stane problémem. Proč o tom slyším až teď??“

Budete se ho muset držet tímto způsobem, alespoň nějakou dobu. Jinak je nepravděpodobné, že by problém bral tak vážně, a je pravděpodobné, že se vrátí ke starým vzorcům.

Nezapomeňte se ale nejprve naprosto ujistit, že jde skutečně o problém Boba, a ne o problém s pracovní náplní – jinak budete mít na krku právem frustrovaného zaměstnance.

Chcete položit vlastní otázku? Pošlete ho na adresu [email protected].