Zefektivnění podnikových činností pomocí těchto 6 nástrojů

Nové technologie pro podnikové operace se objevují tak rychle, že je obtížné oddělit produkty s vážnou hodnotou a trvalou účinností od těch, které pravděpodobně během několika let vyhoří. Výsledkem je, že podniky končí v naprosté analytické paralýze a nikdy si nejsou jisté, kdy zmáčknout spoušť nové technologie.

Neobviňuji vás. Čas, prostředky a křivka učení, které jsou spojeny se zaváděním nových podnikových technologií, narušují plynulost práce a mohou dokonce ovlivnit vaše klienty a zákazníky – nemluvě o frustraci vašich zaměstnanců (na druhou stranu, setrvávání u stávajících technologií je také nečiní šťastnými). Nikdy nevíte, zda technologie nebude mít chyby, nebude mít nedostatečnou podporu nebo s ní nebude více problémů než užitku, který může nabídnout.

Některé podnikové technologie jsou oblíbené z nějakého důvodu. Stabilní, užitečné a vyzkoušené produkty s pravidelnými aktualizacemi a vylepšeními, těchto šest produktů stojí za čas a úsilí, které vynaložíte na jejich implementaci do vaší organizace. A oblíbí si je i vaši zaměstnanci.

1. Podepisování a sledování dokumentů

Ve většině podniků se papír stal pasé. Opravdu se zdá hloupé, že stále musíme tisknout a podepisovat papírové dokumenty, skenovat je a pak je posílat e-mailem zpět.

Když se zamyslíte nad cenovými nabídkami, návrhy, smlouvami a papírováním zaměstnanců, zdá se vám to v dnešní digitální době únavné a zbytečné. PandaDoc je pro to skvělým řešením, řídí tok a distribuci dokumentů a nabízí elektronické podpisy.

2. Správa projektů

Divil bych se, kdybyste o Basecampu neslyšeli – stal se poměrně všudypřítomným, zejména v rámci marketingových agentur a oddělení. Basecamp je na trhu od roku 2004 a za ta léta se zlepšil mílovými kroky.

Správa projektů, přidělování úkolů, sdílení dokumentů, zobrazení harmonogramů projektů a lidí z jednoho systému. Jsou známé i skvělým zákaznickým servisem. Máme ji rádi pro její integrace, „táborové ohně“, které umožňují skupinový chat v reálném čase, a možnost organizovat soubory.

3. Sledování času

Buďme upřímní, nikdo nemá rád timesheety. Zaměstnanci je neradi dělají, manažeři je neradi schvalují, ale jsou prostě součástí podnikání, zejména pokud podnikáte v oblasti služeb. To nejmenší, co můžete udělat, je usnadnit obojí.

Jedním z nástrojů, který se nám pro tyto účely líbí, je Harvest – zejména proto, že má integraci s prohlížeči Chrome a Safari, která umožňuje sledování z prohlížeče. Dobře se také integruje s řadou nástrojů pro správu projektů, jako jsou Asana, Jira a Basecamp. Pro malé agentury nebo freelancery má také šikovné nástroje pro odhad a fakturaci.

Pokud jste kreativní agentura nebo tým, který chce mít užší vztah mezi sledováním času a řízením projektů, 10 000 stop poskytuje dobrou kombinaci timesheetů, řízení projektů a vizualizace zdrojů ve stylu Ganttova diagramu.

4. Správa a vývoj produktů

Trello a Jira jsou v podstatě základní nástroje pro firmy, které vyvíjejí webové stránky nebo softwarové produkty. Vývojáři bývají zarytě loajální k jednomu nebo druhému nástroji. Při podobných vlastnostech a funkcích často záleží jen na preferencích.

Hlavním rozdílem je asi to, že Jira je navržena speciálně pro vývoj softwaru, zatímco flexibilnější formát Trello se uchytil u týmů, které spravují obsahově náročné projekty.

Pokud si nejste jisti, jakou cestou se vydat, je tu ještě jedno pozitivum. Na začátku tohoto roku mateřská společnost Jira, Atlassian, koupila Trello.

5. Zapojení zaměstnanců

Zhruba 70 % zaměstnanců není na svém pracovišti zapojeno do práce. Hlavní důvody se obvykle omezují na to, že se necítíte být vyslyšeni, vyzváni nebo oceněni.

Officevibe si rychle razí cestu do řady podniků díky četným integracím – Slack, Office 365, Google, Salesforce a seznam by mohl pokračovat. Tento nástroj umožňuje manažerům týmů nebo personalistům pravidelně kontrolovat puls zaměstnanců — anonymně a s určitou mírou personalizované automatizace.

Vyzbrojeni tímto poznatkem mohou vedoucí pracovníci provést vhodné změny a zlepšení firemní kultury, aby se zlepšila morálka. Koneckonců, spokojení zaměstnanci dělají spokojené zákazníky.

6. Společné prototypování

Návrh webových stránek a softwaru je komplikované zvíře. Budou existovat názory. Bude to hodně tam a zpátky.

A jistě, mluvili jsme o systémech pro řízení projektů jako o prostředku pro řízení projektů. Spolupráce je však něco jiného, a právě zde se InVision hodí – zejména pokud spolupracujete s lidmi pracujícími na dálku nebo s klienty mimo kancelář.

InVision umožňuje vytvářet vysoce věrné wireframy a funkční prototypy webových stránek nebo softwaru. Vestavěné nástroje pro spolupráci usnadňují spolupráci v průběhu celého projektu tím, že zvou ke zpětné vazbě interní týmy nebo klienty. To nejlepší ze všeho? Je zdarma.

Zvažte vytvoření malého výboru lidí z různých oddělení, kteří budou muset nástroj denně používat. Nechte je tyto nástroje vyzkoušet a prodiskutujte s nimi jejich výhody a nevýhody. Nerozhodujte za lidi, kteří skutečně musí vykonávat práci — to může pracovat proti vám.

Mějte na paměti, že žádný nástroj nebude ideální pro každého. Je to jako s otázkami ze školních písemek – několik odpovědí může být správných, ale vyberte si tu, která splňuje vaše potřeby.

Poznámka redakce: Hledáme Služby Office Coffee pro vaši společnost? Pokud byste chtěli získat informace, které vám pomohou vybrat tu'pravou pro vás, použijte níže uvedený dotazník, který vám zdarma poskytne náš partner, společnost BuyerZone:

Redakční odhalení: Inc. píše o produktech a službách v tomto a dalších článcích. Tyto články jsou redakčně nezávislé – to znamená, že redaktoři a reportéři zkoumají a píší o těchto produktech bez jakéhokoli vlivu jakýchkoli marketingových nebo obchodních oddělení. Jinými slovy, nikdo našim reportérům ani redaktorům neříká, co mají psát, ani to, aby do článku zahrnuli konkrétní pozitivní nebo negativní informace o těchto produktech nebo službách. Obsah článku je zcela na uvážení reportéra a redaktora. Všimněte si však, že někdy do článků zařazujeme odkazy na tyto produkty a služby. Když čtenáři na tyto odkazy kliknou a zakoupí si tyto výrobky nebo služby, Inc může být odškodněna. Tento reklamní model založený na elektronickém obchodě – stejně jako každá jiná reklama na stránkách našich článků – nemá žádný vliv na naše redakční zpravodajství. Reportéři a redaktoři tyto odkazy nepřidávají, ani je nebudou spravovat. Tento reklamní model, stejně jako další, které na Inc vidíte, podporuje nezávislou žurnalistiku, kterou na těchto stránkách najdete.